Si vous avez l'option Portail RH, il est possible d'ajouter de nombreux documents et informations dans le dossier personnel de vos collaborateurs : leur contrat de travail, leur permis de conduire, leur abonnement de transport, leur date d'anniversaire et celles de leurs enfants,....  

Avec cette fonctionnalité, fini les dossiers et les papiers en pagaille, tout est centralisé au même endroit et facilement accessible !

 

très gros dossier sur un bureau

 

Bonus : vous pourrez aussi paramétrer des alertes mails pour ne rien oublier !

 

Qui est concerné par cet article ?

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Les administrateurs et les gestionnaires RH.

 

Au programme dans cet article :

Temps de lecture : 1min 30

 

Ajouter un document dans un dossier collaborateur 

Accès : Portail RH > Dossier salarié

  • Je clique sur  bouton_plus.png pour 'ajouter un élément'
  • Je choisis le collaborateur concerné dans le menu déroulant
  • Je renseigne une description et une valeur
  • Je choisis la catégorie 
  • Je détermine les dates d'application (il n'est pas obligatoire de renseigner une date de fin)

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  • Si je veux ajouter un document, je clique sur 'parcourir'
  • Je sélectionne mon document
  • J'enregistre

 

Et voilà, le document est rangé dans le dossier de votre collaborateur. Il est disponible à n'importe quel moment et de partout !

 

Mettre en place des alertes mails

 

Vous souhaitez qu'Eurécia vous avertisse quelques jours avant la date de fin de contrat de Marc ou pour l'anniversaire de Laure ? Rien de plus simple ! Suivez le guide !

  • Lorsque j'ajoute une donnée dans mon dossier, je coche la case 'Alerte mail'
  • Je détermine combien de jours avant la date de début ou fin d'application Eurécia doit m'envoyer une alerte
  • J'indique si cette alerte doit être répétée tous les ans
  • Je précise qui doit recevoir l'alerte :
    • Le responsable de validation : la personne en charge de valider les congés, les notes de frais, les feuilles de temps, etc. (généralement le manager !)

    • Le salarié : le salarié concerné par cette alerte

    • Autre : n'importe quelle autre personne comme le responsable RH par exemple ! Dans ce cas, il faudra indiquer une adresse mail

  • Je renseigne l'objet du message qui va être envoyé
  • J'enregistre

Par exemple, je veux enregistrer une alerte pour l'anniversaire de Laure qui est née le 12/05.

Je choisis la catégorie 'Anniversaire', j'indique une date de début d'application au 12 mai de l'année en cours. Je ne mets pas de date de fin.

Pour l'alerte mail, j'indique que je veux que son N+1 reçoive la veille de son anniversaire tous les ans un message de rappel et j'enregistre.

 

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Avec le portail RH, plus d'excuses pour oublier les anniversaires, les rendez-vous médicaux ou les dates de fin de contrat de vos collaborateurs !

 

 

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