Un de vos collaborateurs change ou renouvelle son contrat de travail et vous souhaitez conserver les informations de son contrat précédent. Comment faire ?

 

 Qui est concerné par cet article ?

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Les administrateurs de la plateforme en tant que responsables du paramétrage.

 

Au programme dans cet article :

 

 

Modifier le contrat de travail

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Ouvrir

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  • Je recherche  le salarié concerné
  • J'ouvre sa fiche salarié
  • Je vais à l'onglet 'Emploi' > rubrique 'Contrat'
  • Je sélectionne le nouveau contrat dans la liste déroulante
  • Je modifie les autres informations si nécessaire (motif de début de contrat, statut, date de début de contrat, ancienneté,...)
  • J'enregistre

 


Attention !

Si vous n'avez pas le module PORTAIL RH, les modifications enregistrées ici ne seront pas sauvegardées. Les informations précédentes seront uniquement remplacées.

Vous souhaitez conserver ces données ? 

Consulter directement la partie vous concernant :

 

 

Sauvegarder les modifications dans le dossier salarié avec le PORTAIL RH

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Attention ! 

La suite de cet article concerne uniquement les utilisateurs du module Portail RH.

 

Au moment de l'enregistrement des nouvelles informations du contrat de travail, si vous avez le module Portail RH, une fenêtre s'ouvre et vous propose d'archiver les données que vous venez de modifier.

Si vous souhaitez conserver les informations précédentes, laissez la case 'Archiver' cochée.

 

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche salarié > onglet Emploi

Cas 1 : Renouvellement d'un contrat de travail (ex: renouvellement d'un CDD)

  • Je modifie la date de début, la date de fin et éventuellement le motif de fin de contrat dans l'onglet 'Emploi'
  • Dans la fenêtre 'Sauvegarde des modifications dans le dossier' :
    • je peux archiver les données de date de début et de fin de contrat du contrat actuel et du  contrat précédent

Par exemple, Alex était en CDD du 01/01/2020 au 31/03/2020. Le 01/04/2020, il renouvelle son CDD jusqu'au 31/12/2019 :

archiver un renouvellement de contrat

 

Cas 2 : Modification du type de contrat de travail (ex: passage en CDI)

  • Je modifie la date de début, le type de contrat et la date de fin (pour un CDI, laisser ce champ vierge)
  • Dans la fenêtre 'Sauvegarde des modifications dans le dossier' :
    • je peux archiver les données de date de début et de fin de contrat du contrat actuel et du  contrat précédent ainsi que le type de contrat

Par exemple, Alex était en CDD jusqu'au 31/07/2020 puis il passe en CDI le 01/08/2020:

archiver une modification de contrat

 

Paramétrer des alertes Email  

Dans la fenêtre 'Sauvegarde des modifications dans le dossier':

  • Je coche la case 'Alerte email' si je souhaite mettre en place une alerte mail pour prévenir l'administrateur, le manager ou le salarié d'une fin de contrat, par exemple.
  • J'indique si l'alerte doit être envoyée avant la date de début ou de fin d'application. En fonction de mon choix, je précise la date de début ou fin d'application et le nombre de jours voulus.
  • Je précise si cette alerte doit être répétée et tous les combien.
  • J'indique qui doit recevoir cette alerte. En choisissant 'Autre', j'indique l'adresse mail de mon choix.
  • Je note quel sera l'objet du mail d'alerte.
  • et enfin j'enregistre.

 

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Conserver des informations sans le module Portail RH

Si vous n'avez pas le portail RH, il n'est pas possible d'enregistrer automatiquement les données du contrat dans le dossier salarié.

Vous avez deux solutions :

  • créer une nouvelle fiche salarié
  • ou ajouter les informations via le champ additionnel

 

Créer une nouvelle fiche salarié

Vous pouvez créer une nouvelle fiche pour votre utilisateur avec les informations du nouveau contrat de travail. Les données précédentes seront conservées dans la première fiche salarié.

En utilisant cette méthode, les compteurs de congés seront remis à zéro et les demandes de congé en cours de validation ou validées dans le futur et les notes de frais ne seront pas reprises. 

 

  • 1/ J'archive l'ancienne fiche utilisateur en cochant la case 'Utilisateur archivé' et j'enregistre

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche salarié > onglet Administration

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  • 2/ Je duplique une fiche utilisateur existante ou je crée une nouvelle fiche salarié à partir d'un utilisateur existant (veillez à utiliser une adresse mail différente de celle utilisée dans la fiche salariée archivée)

 

Accès : Espace admin > Paramètres généraux >Salariés et utilisateurs > Nouveau

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A noter :
 Lors de la création d'un nouvel utilisateur à partir d'une fiche salarié, il faut venir décocher 'utilisateur archivé' dans l'onglet 'administration'.

 

Renseigner des champs additionnels 

Si vous souhaitez conserver les soldes des compteurs de congé, les demandes d'absences en cours de validation et les notes de frais précédentes vous ne pouvez pas repartir d'une nouvelle fiche utilisateur.

Dans ce cas, si vous n'avez pas le module Portail RH, vous pouvez utiliser les champs additionnels de la fiche salarié pour conserver les informations précédentes.

  • J'active la possibilité de modifier les libellés:
    • dans ma fiche salarié (fiche administrateur) > onglet 'Administration' , je coche la case 'Modification des droits' et j'enregistre.

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  • Je modifie le libellé des champs additionnels à ma guise en faisant un clic-droit sur le libellé
  • Je saisis les informations que vous souhaitez conserver
  • J'enregistre

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Et voilà vous savez tout ! Maintenant à vous de jouer !

 

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Mots clés associés à cet article :

dossier salarié - contrat - CDD - CDI- interim - changement- renouvellement - modification - rupture - début de contrat - fin de contrat - ancienneté - embauche - mutation - avenant - sauvegarde - alerte - eurecia admin user Browse