Eurécia calcule automatiquement le montant à rembourser lors de frais kilométriques en fonction de divers critère. Il effectue des régularisations si nécessaire afin d'assurer une parfaite équité entre ce qui est remboursé et ce qui aurait du être remboursé.

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Qui est concerné par cet article ?

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Les administrateurs d'Eurécia en charge du paramétrage mais aussi tous les utilisateurs du module Note de frais qui se poseraient des questions.

 

Mais que dit la loi ?

Les frais kilométriques définissent les frais engagés lors de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ils permettent donc à un dirigeant ou à un salarié, de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel, pour les besoins de son activité professionnelle.

Il est possible de bénéficier d’indemnités kilométriques en France à plusieurs conditions :

  • Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société
  • Les frais de déplacement doivent être dûment justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement)
  • Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel
  • Les indemnités kilométriques ne peuvent pas concerner le trajet domicile-travail

Un barème publié chaque année permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser. Il tient compte du véhicule utilisé, du nombre de chevaux et de la distance parcourue durant l’année civile.

Les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques sont :

  • Le coût d’achat du véhicule et de ses équipements
  • Les frais de carburant (essence, gasoil, etc.)
  • La prime d’assurance annuelle
  • Les frais d’entretiens (réparation, pneus, révision, etc.)

Ces frais ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques.

Les dépenses non couvertes par les indemnités kilométriques sont :

  • Les frais de stationnement
  • Les frais de péage

 

Calcul du montant à rembourser

 

Le barème kilométrique

Eurécia utilise le barème légal français publié chaque année (Voir le barème fiscal / URSSAF). Si celui-ci est appliqué alors le calcul des frais kilométriques tient compte :

  • du véhicule utilisé (type de véhicule, nombre de chevaux fiscaux) : car le barème est différent si le véhicule est une voiture, une moto, une mobylette... et en fonction de sa puissance fiscale
  • de la date du trajet : car le barème évolue selon les années 
  • du nombre de kilomètres total depuis le début de l'année civile : car le barème contient des tranches "kilométriques" : -5.000 km/an, entre 5.000 et 20.000 km/an et si +20.000 km /an

 

La règle de calcul

La règle mis en place permet à chaque nouvelle dépense 'frais kilométrique' de calculer ce qui aurait dû être remboursé moins ce qui a été remboursé. Ce système permet une parfaite équité mais peut provoquer des régularisations si les dépenses n'ont pas été saisies dans l'ordre chronologique ou si vous changez de barème ou de véhicules en cours d'année.

 

Montant à rembourser = (TKM x CM + CA) - MR

 

TKM = Total des Kilomètres parcourus depuis le début de l'année avec ce même véhicule

CM = Coefficient Multiplicateur (montant à rembourser par kilomètre en fonction de la puissance fiscale et nu nombre de kilomètre parcourus. cf. barème kilométrique)

CA = Coefficient Additionnel : montant fixe à rembourser qui s'applique au-delà d'un certain nombre de kilomètres parcourus. Selon le barème français, un montant fixe n'est appliqué que si le salarié a réalisé entre 5.000 et 20.000 km depuis le début de l'année

MR = montant déjà remboursé pour ce véhicule depuis le début de l'année

 

Détail du calcul

Le détail du calcul effectué est disponible dans la note de frais en cliquant sur 'information'. Les distances parcourues sont indiquées en déployant le détail des dépenses :

 

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Exemple

Sébastien vient de parcourir 12 km avec son véhicule pour récupérer une commande. Il saisit ce trajet sur Eurécia.

Depuis le début de l'année, Sébastien a déclaré 1 045 km. Son coefficient multiplicateur appliqué en fonction de la cylindrée de son véhicule est de 0.595 €/km.  Sur ses précédentes notes de frais de l'année en cours, il a déjà été remboursé de 614.64 € au titre de frais kilométriques.

(Le coefficient additionnel est de 0 car il n'a pas dépassé les 5.000km parcourus depuis le début de l'année.)

Le système effectue donc le calcule suivant :

Montant à rembourser = 1045 x 0.595 + 0  - 614.64 = 7.14

 

   

Pourquoi le montant à rembourser peut-il être négatif ?

Les indemnités kilométriques négatives proviennent du trop perçu de certains collaborateurs qui ont été remboursés avec un taux / km supérieur à celui de la tranche kilométrique dans laquelle ils se situent réellement.

Exemple

Sébastien a effectué 7 669 km depuis le début de l'année et il a été remboursé avec un taux de 0.568€/km correspondant à la tranche véhicule 6 cv et -5.000 km / an, selon le paramétrage initialement défini.

Or comme il a déjà réalisé 7669 km. Il aurait du être remboursé avec le taux 0.32€/km + un coefficient additionnel de 1244€. Il a donc été remboursé avec un taux / km plus généreux que ce qui aurait du être.

Lors de la réalisation d'une nouvelle dépense de type Frais km dans laquelle désormais le barème officiel français est appliqué, une régularisation automatique est proposée.

Calcul effectuée :

Il a été remboursé à un taux de 0.568 € / km soit un total de 4129.65 € depuis le début de l'année.

Il aurait du être remboursé d'un total de 7669 x 0.32 + 1244 = 3698.08 €.

Il a donc un trop perçu de 4129.65 - 3698.08 = 431.57 €





 

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement des dépenses pro - Frais professionnels - Demande prise en charge des dépenses de déplacement - empreinte carbone - Tri des dépenses - Affichage montant dans le paramétrage des notes - Filtres et options d'affichage - Méthode de calcul - Somme des dépenses à rembourser