Un plafond est la somme maximale remboursée sur une dépense.

Il existe différents types de plafond dans Eurécia.

 

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L'ensemble des utilisateurs qui saisissent des dépenses plafonnées dans Eurécia.

 

Focus sur les plafonds de remboursement

Les plafonds peuvent être appliqués directement à la dépense ou à un ensemble de dépenses. Il existe 4 types de plafonds :

  • Par dépense : appliqué à chaque dépense d'une nature concernée
  • Journalier : contrôle toutes les dépenses d'un jour pour les natures concernées
  • Hebdomadaire : contrôle toutes les dépenses d'une semaine pour les natures concernées
  • Mensuel : contrôle toutes les dépenses d'un mois pour les natures concernées
     

Un plafond est appliqué à une dépense si :

  • La dépense et le plafond font partie de la même zone géographique
  • La date de la dépense est comprise entre le date de début et de fin de validité du plafond
  • Le montant de la dépense et le montant du plafond à appliquer sont, au préalable, convertis dans la devise de la note de frais.

 

Définir des plafonds

Dans un type de dépense

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et Regroupements

  • Cliquer sur un profil pour voir ses natures de dépenses
  • Cliquer sur un type de dépense
  • Aller à la rubrique 'Remboursement'
  • Ajouter un plafond en cliquant sur  bouton_plus.png

 

Dans un regroupement

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et regroupement > Onglet Regroupement

  • Cliquer sur un regroupement
  • Choisir le rôle 'Plafond commun'
  • Aller à la rubrique 'Plafonds'
  • Ajouter un plafond

Les plafonds définis au niveau des regroupements sont également visibles dans les types de dépenses concernés. Ces plafonds s'appliquent à chaque fois qu'une dépense est saisie par un utilisateur, si la nature de la dépense est concernée par le plafond. 

 

Les plafonds par nature de dépense

Ce plafond est regardé à chaque fois qu'une dépense est saisie par un utilisateur, si la nature de la dépense est concernée par le plafond. La somme des dépenses ne doit pas dépasser le plafond journalier.

Les invités internes et externes peuvent être pris en compte dans le calcul du plafond.

  • Si des invités sont présents :
    • Plafond réel = (nombre d’invités + 1) * Plafond
    • Sans le propriétaire de la note de frais : Plafond réel = nombre d’invités * Plafond
  • Si pas d’invités :
    • Plafond réel = Plafond

Exemple :

Pour un plafond journalier de 30,00 €

Nature de dépense Date Montant TTC Remboursement
Restaurant midi 03/03/2019 10,00 € 10,00 €
Restaurant midi 03/03/2019 25,00 € 20,00 €
  Total 35,00 € 30,00 €

 

Les plafonds par regroupement (sans compensation)

Il s’agit de s’assurer que le plafond des dépenses journalières n’est pas dépassé.

Si x plafonds journaliers sont décrits dans un groupe, toutes les dépenses associées à ces plafonds sont regroupées.

Les dépenses sont triées par date de création croissante.

La somme des plafonds est calculée pour déterminer le plafond global de la journée.

Les remboursements ne sont pas équilibrés entre les dépenses afin d’optimiser les remboursements.

Exemple :

Pour un plafond journalier de 80,00 €

Dépense Date Montant TTC Plafond de la nature de dépense Remboursement
Restaurant midi 03/03/2019 60,00 € 70,00 € 60,00 €
Restaurant soir 03/03/2019 30,00 € 20,00 € 20,00 €
  Total 90,00 € 90,00 € 80,00 €

 

Par regroupement et avec compensation

Les plafonds par compensation ont du sens lorsque des plafonds sont définis au niveau des natures de dépenses mais qu'un plafond plus large est défini au niveau d'un regroupement. 

Si le total des dépenses de la journée est supérieur ou égal au plafond global et que la somme des remboursements est inférieure au plafond global alors il faut compenser.

Exemple :

Un plafond avec compensation de 90,00 € par jour sur un regroupement

Dépense Date Montant TTC Plafond de la nature de dépense Remboursement théorique avant compensation Remboursement réel avec compensation
Restaurant midi 03/03/2019 60,00 € 70,00 € 60,00 € 60,00 €
Restaurant soir 03/03/2019 30,00 € 20,00 € 20,00 € 30,00 €
  Total 90,00 € 90,00 € 80,00 € 90,00 €

Le salarié a dépensé 90,00 € sur la journée, le plafond étant aussi de 90,00 €, le plafond avec compensation fait foi sur les plafonds journaliers.

Autre exemple :

Dépense Date Montant TTC Plafond de la nature de dépense Remboursement théorique avant compensation Remboursement réel avec compensation
Restaurant midi 03/03/2019 80,00 € 70,00 € 70,00 € 75,00 €
Restaurant soir 03/03/2019 15,00 € 20,00 € 15,00 € 15,00 €
  Total 95,00 € 90,00 € 85,00 € 90,00 €

 

 

Le salarié a dépensé 95,00 € sur la journée, le plafond étant de 90,00 €, 75,00 € sont remboursés malgré un plafond journalier 'simple' de 70,00 €.


Plafond hebdomadaire

Si le total des dépenses de la semaine est supérieur au plafond alors les dépenses de fin de semaine seront moins remboursées voire pas du tout remboursées.

Exemple :

Pour un plafond hebdomadaire de 80,00 € défini au niveau d'une nature de dépense

Dépense Date Montant TTC Remboursement
Restaurant midi 03/03/2019 20,00 € 20,00 €
Restaurant midi 04/03/2019 20,00 € 20,00 €
Restaurant midi 05/03/2019 20,00 € 20,00 €
Restaurant midi 06/03/2019 20,00 € 20,00 €
Restaurant midi 07/03/2019 20,00 € 0,00 €
  Total 100,00 € 80,00 €

 

La dernière dépense ne sera pas remboursée car le plafond hebdomadaire sera dépassé.


Plafond mensuel

Si le total des dépenses du mois est supérieur au plafond alors les dépenses de fin de mois seront moins remboursées voire pas du tout remboursées.

Exemple :

Pour un plafond mensuel de 400,00 € défini au niveau d'un regroupement (car il concerne plusieurs natures de dépenses)

Dépense Date Montant TTC Remboursement
Restaurant midi 03/03/2019 20,00 € 20,00 €
Avion 04/03/2019 150,00 € 150,00 €
Train 15/03/2019 80,00 € 80,00 €
Avion 20/03/2019 140,00 € 140,00 €
Restaurant midi 22/03/2019 15,00 € 10,00 €
  Total 405,00 € 400,00 €

La dernière dépense sera remboursée partiellement car le plafond mensuel sera atteint.

 

Plafond mensuel – montant moyen

Pour ce plafond, le calcul appliqué se réalise en deux fois, en voici le détail même si seul le résultat final est visible :

  • Le plafond mensuel (montant moyen) est appliqué par dépense. Si la dépense dépasse ce plafond, la dépense est remboursée à hauteur du plafond.
  • La différence des sommes est calculée : Différence =  (Plafond * nombre de dépenses) – (somme des remboursements)

Si cette 'Différence' est supérieure 0,00 € alors les dépenses dépassant le plafond sont revues à la hausse jusqu’à ce que la 'Différence' soit égale à 0,00 €.

Exemple :

Pour un plafond mensuel moyen de 20,00 € défini au niveau d'un regroupement 

Dépense Date Montant dépensé Remboursement plafonné (calcul interne non visible) Remboursement plafonné moyenné (résultat final visible)
Restaurant midi 02/02/2019 20,00 € 20,00 € 20,00 €
Avion 08/02/2019 15,00 € 15,00 € 15,00 €
Train 10/02/2019 27,00 € 20,00 € 27,00 €
Avion 15/02/2019 25,00 € 20,00 € 23,00 €
Restaurant midi 17/02/2019 15,00 € 15,00 € 15,00 €
  Total 102,00 € 90,00 € 100,00 €

 

Au 1er calcul, la somme des remboursements est de 90,00 €.

Or le plafond mensuel moyen peut aller jusqu’à 100,00 €.

Etant donné que 102,00 € ont été dépensés alors 10,00 € peuvent encore être remboursés.

Au 2nd calcul, les 10,00 € manquants sont « ventilés » sur les dépenses supérieures au plafond de 20,00 €.

 


A noter :
 il est conseillé pour ce dernier type de plafond que les notes de frais soient saisies sur une fréquence mensuelle, afin de permettre de recalculer les montants à rembourser sur toutes les dépenses du mois.

 

 


Attention ! 

Toutes les notes de frais sont regardées pour le calcul du plafond, sans tenir compte de leur statut, mais seules les dépenses de la note de frais en édition peuvent voir leur 'montant à rembourser' recalculés lors de la saisie de la note de frais, à l'enregistrement de nouvelles dépenses. A l'édition d'une dépense dans une note de frais, les plafonds seront recalculés.

 

Quand plusieurs plafonds concernent une même nature de dépense, tous les plafonds sont applicables :

  • Ils sont tous visibles au niveau de la nature de dépense
  • Ils se cumulent
  • Même si certains proviennent d'un regroupement et d'autres directement de la nature
  • Même s'ils ont la même période d'application et sont du même type (un plafond journalier défini sur la nature et un plafond journalier défini sur le regroupement)
  • Le plus strict sera retenu et limitera le montant à rembourser au salarié
  • Les plafonds 'par jour avec compensation' ou 'par mois avec montant moyen' autorisent des remboursements plus élevés que les autres plafonds qui s'appliquent strictement
     

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - remboursement - dépenses pro - frais professionnels - montants remboursés - plafonnement des dépenses - remboursements plafonnés - limite de prise en charge des frais - configuration des plafonds - paramétrage des plafonds de notes de frais