Un nouveau collaborateur rejoint votre équipe ? Vous voulez lui créer un compte dans Eurécia ?

 

Welcome To The Team GIF by memecandy

 

L'arrivée d'un nouveau collaborateur nécessite la réalisation d'un certain nombre de tâches de la part de plusieurs intervenants.

Avec Eurécia, ces tâches peuvent être affectées et suivies grâce à la fonctionnalité Onboarding du module Portail RH.

On vous explique tout !

 

Qui est concerné par cet article ?

 

portailrh.pngpicto_admin.png

 

Les utilisateurs des sociétés ayant souscrit le module 'Portail RH' ainsi que ceux ayant la possibilité de créer de nouveaux utilisateurs (profil administrateur, direction et parfois manager).

 

 Au programme dans cet article :

 

Les différentes étapes de la création d'un utilisateur

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs 

  • Je clique sur 'bouton_plus.png' en haut à droite de l'écran
  • L'assistant de création utilisateur s'ouvre

 

Etape 1 : Type de création

  • Je coche 'Gérer onboarding' pour mettre en place le Onboarding :

Image_1.jpg

  • Je crée le nouvel utilisateur à partir :
    • D'une fiche utilisateur vide qui permet de partir d'une fiche salarié vierge
    • D'un utilisateur existant qui permet de reprendre certaines informations à partir de la fiche d'un autre salarié (en cas de remplacement, de duplication de poste, etc.)
  • Je coche les modules à activer : les modules souscrits auquel aura accès le salarié
  • Je clique sur 'Suivant' pour continuer


A noter :
 en dupliquant un utilisateur existant, la liste de tâches Onboarding ainsi que le mail de bienvenue seront repris.

 

Etape 2 : Prérequis

  • Généralités :
    • Je choisis le profil utilisateur du salarié
    • Je choisis l'horaire de travail (il est possible d'en créer un nouveau spécifique à ce salarié en cliquant sur 'Nouveau')
  • Congés & Absences : je définis le profil congés
  • Notes de frais : j'attribue un profil de notes de frais au salarié 

choisir les profils

  • Je clique sur 'Suivant' pour continuer

 


Attention ! 

Le profil utilisateur à renseigner doit être le profil qu'aura le salarié après son embauche. Eurécia lui affectera automatiquement un profil Onboarding tant que sa date d'embauche sera postérieure à la date du jour.

 

Etape 3 : Futur collaborateur

  • Je renseigne les informations personnelles du nouveau salarié
  • Je renseigne la date de début de contrat du salarié qui servira à proratiser ses droits à congés en fonction de sa date d'arrivée
  • J'indique l'e-mail du nouveau salarié

renseigner les informations personnelles

 


Attention ! 

L'e-mail renseigné à cette étape fera office d'identifiant de connexion pour l'accès du salarié à la plateforme. Il ne doit pas contenir de lettres accentuées ou d'apostrophes.

 


A noter :
Le futur collaborateur sera visible dans le planning congés en fonction des visibilités pré-définies.

 

Etape 4 : E-mail de bienvenue (si onboarding activé)

  • Je coche la case 'Ignorer l'étape' si vous ne souhaitez pas envoyer un mail de bienvenue au salarié avant son arrivée
  • Je renseigne l'e-mail personnel du futur salarié auquel sera envoyé ce mail de bienvenue
  • (Facultatif) Je coche une des cases 'Envoyer une copie de l'e-mail' (il est conseillé de s'envoyer à soi-même ou au manager une copie de l'e-mail de bienvenue afin de pouvoir le lui refaire parvenir s'il venait à l'égarer
  • Je personnalise l'e-mail de bienvenue
  • Je coche la case en bas 'Être informé(e) lorsque le futur salarié met à jour sa fiche et son dossier salarié'
  • Je clique sur 'Suivant'

Image_2.jpg

 


A noter :
Cette action n'enverra pas encore l'e-mail au collaborateur. Il est possible de copier le lien de connexion, celui-ci s'affiche en bas de la page.

 


Attention ! 

Le lien ne doit pas être modifié afin que le collaborateur puisse accéder à son espace Onboarding.

 

 

Etape 5 : Définition des tâches

L'étape suivante permet de définir la liste des tâches à effectuer pour accompagner au mieux l'arrivée du collaborateur :Image_3.jpg

 

Les tâches définies lors du Onboarding de la précédente embauche sont automatiquement reprises. Cette liste peut être modifiée pour l'adapter si besoin.


Notre conseil !

Si une ancienne tâche ne concerne pas le nouveau collaborateur, il est préférable de la passer en statut 'Terminée' au lieu de la supprimer, afin d'éviter de devoir la créer à nouveau une prochaine fois !

 

Pour chaque tâche, je peux saisir :

  • Un libellé
  • Une description
  • Une date d'échéance
  • Un responsable de tâche

Je coche la case 'être informé(e) lorsque la tâche passe au statut 'terminée' qui permet d'avertir l'administrateur quand les tâches sont accomplies.

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Une fois les tâches définies :

  • Je clique sur 'Lancer onboarding et fermer' pour envoyer l'e-mail au futur collaborateur et les e-mails aux responsables de tâche
  • ou je clique sur 'Suivant' pour finaliser la fiche 

L'e-mail au futur collaborateur et les e-mails aux responsables ne seront envoyés qu'au moment du clic sur 'Lancer le onboarding'.

 
A noter :
Les responsables pourront marquer les tâches comme 'Terminée' depuis l'e-mail qu'ils ont reçu. Si le responsable d'une tâche est archivé avant d'avoir accompli sa tâche, Eurécia proposera de nommer un nouveau responsable pour la tâche.

 

Etape 6 : Compléter la fiche salarié

Si le 'Onboarding' n'a pas été lancé durant l'étape 5, il est toujours possible de le faire à l'étape 6 après avoir complété la fiche du salarié.

 

Affecter un profil utilisateur 'Talents'

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Vous utilisez l'un de nos modules de gestion des Talents : Entretien, Compétences, Formations, Recrutement ?

Il peut être nécessaire d'affecter ou de modifier le profil Talents attribués par défaut par le système.

Vous trouverez toutes les informations dans cet article : Gérer les droits d'accès aux modules Talents

 

Comment retrouver mes futurs collaborateurs ?

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

Les futurs collaborateurs sont masqués de l'annuaire des actifs. Il est possible de les retrouver très simplement grâce à un filtre dédié.

Image_7.jpg

 

Comment retrouver les tâches planifiées ?

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

On retrouve l'avancement des tâches depuis la fiche salarié du nouvel arrivant en cliquant sur le bouton 'onboarding' en haut à droite.

Image_8.jpg

 

En cliquant sur ce bouton, il est possible de mettre à jour, faire glisser les tâches vers leur nouveau statut, ajouter des tâches oubliées ou supprimer des tâches inutiles.

 

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