Un responsable de validation s'absente ou son activité ne lui permet plus d'assurer la validation des demandes de ses subordonnés ?

Eurécia offre la possibilité de paramétrer la délégation d'un responsable de validation, en cas d'absence ou de façon ponctuelle.

La délégation doit être configurée sur la fiche du responsable de validation qui sera indisponible pour accorder ou refuser les demandes de ses subordonnés.

 

Qui est concerné par cet article ?

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Les administrateurs et les managers de la plateforme Eurécia, en tant que responsables d'équipe.


Attention ! 

Si un manager est le délégué en cas d'absence de son propre manager, il pourra alors valider ses propres congés.

 

Mise en place de la délégation

Accès : Espace Admin > Salariés et utilisateurs

  • J'ouvre la fiche salarié du responsable qui va déléguer la validation
  • Onglet 'Préférences', j'atteins la rubrique 'Délégations'
  • Je choisis le module concerné par la délégation : elle peut être paramétrée pour l'ensemble des modules ('Tous les modules'), ou pour un module en particulier. Il est ainsi possible par exemple de ne déléguer que les demandes de congés.
  • Je sélectionne le nom de la personne à qui sera déléguée la validation des demandes posées durant l'absence du responsable de validation :
    • Délégation en cas d'absence : la délégation s'activera automatiquement à chaque départ en congés du responsable
    • Délégation ponctuelle : la délégation peut alors être effectuée de date à date ou bien de façon permanente
  • J'enregistre


Attention ! 

La délégation ne concerne que les demandes soumises à validation durant l'absence du responsable de validation.

Exemple : le responsable de validation est absent du 01/07 au 15/07. La délégation débute donc le 01/07 et termine le 15/07. Ainsi, une demande soumise à validation le 30/06 ne sera pas transmise au délégué, qui ne pourra pas la valider.

Le responsable doit donc veiller à traiter toutes les demandes en cours avant de se rendre indisponible.

 

Astuces de délégation

  • La délégation ponctuelle est prioritaire par rapport à la délégation en cas d’absence
  • S’il y a une délégation par module en plus d'une délégation sur 'tous les modules', les deux délégations seront prises en compte
  • Si un responsable de validation a une délégation et que son délégué a aussi une délégation, la personne chargée de validation sera le dernier délégué trouvé, par effet d'héritage, par l'application
  • Si une ou plusieurs délégations sont en place, tous les acteurs (qu’ils soient responsables de validation ou délégués) reçoivent un mail de notification
  • La délégation n’est pas rétroactive, elle n’est prise en compte qu’au moment de la soumission à validation (ou validation intermédiaire). Si la délégation est définie après la soumission à validation, le délégué n'en sera pas informé. Il faudra une intervention de l’administrateur pour annuler la demande d'absence puis la reposer afin de lui faire prendre ce nouveau circuit de validation ou de valider directement cette demande
  • Les délégations ne fonctionnent pas pour les remboursements de note de frais
  • Les délégations ne fonctionnent pas pour les validations par les gestionnaires d’axes analytiques.

 

 
A noter :
 pour pouvoir valider des demandes, il faut que le salarié délégué ait accès à la 'Vue Manager'. Pour cela, il faut lui attribuer un profil disposant de cette vue sur les modules concernés (le profil Manager par exemple).

 

Mots clés associés à cet article :

Délégation - salariés - demande - validation - congés et absences - déléguer - absences - manager