Modernisez vos RH, distribuez vos bulletins de paie en un clic !
Vos bulletins de paie en ligne en 3 étapes
1.
Importez vos bulletins numérisés
Via un seul fichier compressé contenant tous les bulletins de paie du mois.
2.
Distribuez-les dans un coffre-fort numérique
Grâce à l'extraction automatique du nom, prénom et numéro de sécurité sociale, chaque fichier est distribué dans le bon dossier collaborateur et dans leur coffre-fort numérique, sans action supplémentaire de votre part !
3.
Notifiez vos employés en un clic
Alertez vos collaborateurs de la mise à disposition de leur bulletin de salaire dans leur espace personnel en ligne et leur e-coffre fort.
Numérisez, envoyez... déstressez ! Vos bulletins de salaire sont en sécurité avec eDoc
Grâce au coffre-fort numérique, les bulletins de salaire de vos employés sont envoyés dans leur espace sécurisé tous les mois, en un simple clic.
Résultat : des bulletins de paie accessibles durant toute la vie professionnelle de vos salariés... Finies les demandes de duplicata faites au service RH !
Depuis la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures, les employeurs sont en droit de proposer aux collaborateurs la dématérialisation de leurs bulletins de paie.
Jusqu’au 1er janvier 2017 l'accord du salarié était requis pour l'envoi du bulletin de salaire sous forme électronique, mais la loi el Khomri en affranchit désormais l’employeur.
En revanche, si l'un de vos collaborateurs émet le souhait de recevoir son bulletin de salaire au format papier, vous êtes dans l’obligation de répondre favorablement à sa requête, et vous disposez alors de 3 mois à partir de la date de sa demande pour vous y conformer (Source)
Notre solution
Eurécia permet au collaborateur de transmettre en un clic son refus de la dématérialisation, et au gestionnaire de paie d’en être notifié immédiatement par mail.
Moins de risque d’erreur et plus de réactivité pour votre service !
La durée de conservation minimale d'un bulletin de salaire dématérialisé est fixée par décret. Celui-ci doit être conservé pendant 50 ans, ou jusqu'au 75 ans du collaborateur.
En cas de cessation éventuelle d’activité, le service mettant à disposition les bulletins est tenu d’en avertir l’utilisateur.
Notre solution
Notre partenaire eDoc, spécialiste de la dématérialisation des bulletins de salaire, garantit la disponibilité des documents électroniques pendant les durées légales de conservation mentionnées ci-dessus.
Un employeur prenant la décision d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie est tenu de prévenir ses collaborateurs au minimum un mois avant la mise en place de celle-ci.
Conformément à la Loi portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique (loi du 13 mars 2000), "L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier."
Comme le précise toutefois l’article 34 de la loi Informatique et Libertés, le responsable du traitement doit garantir l’intégrité des données afin d’éviter que les données soient « soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. »
Notre solution
Eurécia, par le biais de son partenaire eDoc, garantit l’intégrité des données grâce à un coffre-fort certifié AFNOR NFZ42-013 et NF 203 CCFN
Les informations envoyées dans le Coffre-fort numérique étant horodatées et scellées, et apposées d’une signature, il est qui plus est, impossible pour quiconque de modifier les informations une fois qu’elles ont été ajoutées dans le système d’archivage électronique.
Simple à mettre en place, la dématérialisation des bulletins de salaire est un vecteur de modernisation des pratiques RH permettant d’améliorer la satisfaction de collaborateurs et celle des gestionnaires de paie, chargés d’éditer et transmettre les fiches de paie. S’inscrivant dans la dématérialisation RH, le choix de bulletins de paie électroniques apparait comme une évidence pour quiconque cherche à moderniser les process RH et digitaliser les pratiques de leur entreprise.
En premier lieu, on pourra citer la réduction des coûts comme argument du passage à l’électronique : les services de ressources humaines optant pour le bulletin dématérialisé pourront en effet s’affranchir d’impressions coûteuses, et verront ainsi diminuer leur consommation de papier et d’encre. Pour les services ayant recours à l’envoi postal et non à la remise en mains propres (notamment en cas de paie externalisée), l’économie réalisée n’en sera que plus belle, puisqu’ils épargneront également le prix d’un timbre par employé chaque mois. D’après une enquête menée par la CIPP en 2016, 83% des répondants disaient avoir réalisé des économies depuis leur passage aux bulletins de paie électroniques. Celles-ci étaient même significatives, puisque les répondants ont cité des économies annuelles allant de 1 200£ à 6 000£. Source
La dématérialisation peut donc être mise en place dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociale, par des entreprises soucieuses de l’impact environnemental de leurs activités. Même les entreprises les plus « vertes » et les plus impliquées dans une démarche RSE auront tout de même la performance collective de l’entreprise en ligne de mire. La dématérialisation des bulletins a, là aussi, un rôle à jouer, puisqu’elle s’accompagne d’un gain de temps considérable pour les gestionnaires paie – plus de mise sous enveloppe, de passage éventuel à la poste ou de ronde des services pour la remise en main propre… Un gain de temps que vous pourrez mettre à profit en traitant des sujets plus importants, jusqu’alors voués à demeurer sur votre « liste de choses à faire ».