Libérez-vous des feuilles volantes avec la dématérialisation des bulletins de paie
Modernisez vos RH, distribuez vos bulletins de paie en un clic !
Finies les rondes interminables
de distribution de bulletins !
Vos bulletins de paie en ligne en 3 étapes
1.
Importez vos bulletins numérisés
Via un seul fichier compressé contenant tous les bulletins de paie du mois.
2.
Distribuez-les dans un coffre-fort numérique
Grâce à l'extraction automatique du nom, prénom et numéro de sécurité sociale, chaque fichier est distribué dans le bon dossier collaborateur et dans leur coffre-fort numérique, sans action supplémentaire de votre part !
3.
Notifiez vos employés en un clic
Alertez vos collaborateurs de la mise à disposition de leur bulletin de salaire dans leur espace personnel en ligne et leur e-coffre fort.
Pourquoi choisir la dématérialisation des bulletins de paie ?
- Soignez votre image de marque : valorisez votre entreprise en optant pour une solution innovante et moderne
- Centralisez vos données en ligne : vous et vos collaborateurs peuvent accéder aux bulletins de salaire dématérialisés sur leur espace en ligne, 24h/24 7j/7, n'importe où, n'importe quand
- Facilitez-vous les contrôles URSSAF : les bulletins de paie sont l'un des documents les plus demandés en cas de contrôle - gagnez un temps précieux avec un export en masse des bulletins
- Réduisez les sollicitations de votre service RH : finies les demandes de duplicata !
- Fluidifiez vos process : simplifiez la distribution de bulletins de salaire : en quelques clics, le tour est joué !
- Faites un geste pour la planète : avec la dématérialisation, consommez moins de ressources papier
Coffre-fort numérique RH : choisissez la sécurité pour votre stockage des bulletins de paie
Numérisez, envoyez... déstressez ! Vos bulletins de salaire sont en sécurité avec eDoc
Grâce au coffre-fort numérique, les bulletins de salaire de vos employés sont envoyés dans leur espace sécurisé tous les mois, en un simple clic.
Résultat : des bulletins de paie accessibles durant toute la vie professionnelle de vos salariés... Finies les demandes de duplicata faites au service RH !
Dématérialisation des bulletins de salaire - que dit la loi ?
Que se passe-t-il si un collaborateur refuse la dématérialisation de son bulletin de salaire ?
Depuis la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures, les employeurs sont en droit de proposer aux collaborateurs la dématérialisation de leurs bulletins de paie.
Jusqu’au 1er janvier 2017 l'accord du salarié était requis pour l'envoi du bulletin de salaire sous forme électronique, mais la loi el Khomri en affranchit désormais l’employeur.
En revanche, si l'un de vos collaborateurs émet le souhait de recevoir son bulletin de salaire au format papier, vous êtes dans l’obligation de répondre favorablement à sa requête, et vous disposez alors de 3 mois à partir de la date de sa demande pour vous y conformer (Source)
Notre solution
Eurécia permet au collaborateur de transmettre en un clic son refus de la dématérialisation, et au gestionnaire de paie d’en être notifié immédiatement par mail.
Moins de risque d’erreur et plus de réactivité pour votre service !
Quelle est la durée minimale de conservation d'un bulletin de salaire dématérialisé ?
La durée de conservation minimale d'un bulletin de salaire dématérialisé est fixée par décret. Celui-ci doit être conservé pendant 50 ans, ou jusqu'au 75 ans du collaborateur.
En cas de cessation éventuelle d’activité, le service mettant à disposition les bulletins est tenu d’en avertir l’utilisateur.
Notre solution
Notre partenaire eDoc, spécialiste de la dématérialisation des bulletins de salaire, garantit la disponibilité des documents électroniques pendant les durées légales de conservation mentionnées ci-dessus.
Dois-je prévenir mes collaborateurs du passage aux bulletins de salaire dématérialisés ?
Un employeur prenant la décision d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie est tenu de prévenir ses collaborateurs au minimum un mois avant la mise en place de celle-ci.
En cas d'inspection ou de contrôle URSSAF, les bulletins de salaire sous format électronique font-ils foi ?
Conformément à la Loi portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique (loi du 13 mars 2000), "L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier."
Comme le précise toutefois l’article 34 de la loi Informatique et Libertés, le responsable du traitement doit garantir l’intégrité des données afin d’éviter que les données soient « soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. »
Notre solution
Eurécia, par le biais de son partenaire eDoc, garantit l’intégrité des données grâce à un coffre-fort certifié AFNOR NFZ42-013 et NF 203 CCFN
Les informations envoyées dans le Coffre-fort numérique étant horodatées et scellées, et apposées d’une signature, il est qui plus est, impossible pour quiconque de modifier les informations une fois qu’elles ont été ajoutées dans le système d’archivage électronique.
Ils ont gagné du temps sur la paie avec Eurécia
L’export vers la paie est un jeu d’enfant, plus besoin de compter le nombre de titres restaurant à distribuer puisque le logiciel les comptabilise tout seul. Tout est très simple, il n’y a pas de perte d’informations, tout est centralisé au même endroit.
En savoir plus
iTrust
Grace à Eurécia, nous ne passons aujourd’hui plus qu’une demi-journée à la préparation de la paie contre deux jours pleins auparavant !
En savoir plus
Mission locale du Pays Messin
Eurécia nous permet de gagner du temps pour la paie, la durée de gestion a été quasiment divisée par deux.
En savoir plus
Arlette Gruss
Bulletins de salaire dématérialisés : quels sont les avantages ?
Simple à mettre en place, la dématérialisation des bulletins de salaire est un vecteur de modernisation des pratiques RH permettant d’améliorer la satisfaction de collaborateurs et celle des gestionnaires de paie, chargés d’éditer et transmettre les fiches de paie. S’inscrivant dans la dématérialisation RH, le choix de bulletins de paie électroniques apparait comme une évidence pour quiconque cherche à moderniser les process RH et digitaliser les pratiques de leur entreprise.
La réduction des coûts
En premier lieu, on pourra citer la réduction des coûts comme argument du passage à l’électronique : les services de ressources humaines optant pour le bulletin dématérialisé pourront en effet s’affranchir d’impressions coûteuses, et verront ainsi diminuer leur consommation de papier et d’encre. Pour les services ayant recours à l’envoi postal et non à la remise en mains propres (notamment en cas de paie externalisée), l’économie réalisée n’en sera que plus belle, puisqu’ils épargneront également le prix d’un timbre par employé chaque mois. D’après une enquête menée par la CIPP en 2016, 83% des répondants disaient avoir réalisé des économies depuis leur passage aux bulletins de paie électroniques. Celles-ci étaient même significatives, puisque les répondants ont cité des économies annuelles allant de 1 200£ à 6 000£. Source
La réduction de la paperasse
L’économie financière s’accompagnant d’une réduction de la consommation de papier, s’ensuit également un argument écologique : à raison d’un bulletin de paie par salarié par mois (sans compter les demandes de duplicata !) il est par exemple possible de faire l’économie de 600 feuilles de papier par an dans le cas d’une PME de 50 personnes.La dématérialisation peut donc être mise en place dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociale, par des entreprises soucieuses de l’impact environnemental de leurs activités. Même les entreprises les plus « vertes » et les plus impliquées dans une démarche RSE auront tout de même la performance collective de l’entreprise en ligne de mire. La dématérialisation des bulletins a, là aussi, un rôle à jouer, puisqu’elle s’accompagne d’un gain de temps considérable pour les gestionnaires paie – plus de mise sous enveloppe, de passage éventuel à la poste ou de ronde des services pour la remise en main propre… Un gain de temps que vous pourrez mettre à profit en traitant des sujets plus importants, jusqu’alors voués à demeurer sur votre « liste de choses à faire ».
L'amélioration de la marque employeur
Enfin, faire le pari de la dématérialisation RH, c’est également se distinguer auprès de vos salariés, vos potentielles recrues et vos clients – avec des outils RH performants et modernes, votre marque employeur et votre image d’entreprise seront ravivés. Avec seulement 15% des entreprises françaises ayant pris le pli de la dématérialisation, et à l’heure où 80% des salariés reçoivent leur bulletin de paie au format papier, vous ferez même figure de précurseur en la matière ! Avec 58% des salariés favorables à la dématérialisation des bulletins, pour des questions de praticité, d’environnement et de préservation des données, l’opposition interne n’est qui plus est, pas à craindre.
Retrouvez notre dossier sur la paie