Paramétrage d'un export personnalisé

Depuis la page Analyse des dépenses, cliquez sur le bouton Export Comptable à droite de l'écran puis Créer un export personnalisé.

 

Vous pouvez configurer les options et les colonnes à exporter en fonction des données attendues par votre logiciel de comptabilité.

Général

Format d'export :

  • CSV : Fichier texte avec un séparateur de colonne
  • Position : Fichier texte avec des colonnes de largeurs fixes

 

 

Nouveau !

Un ensemble d'option vous permet de définir comment exporter votre fichier texte avec des colonnes de tailles fixes. 

 

 

  • XLS : Fichier Excel avant 2007
  • XLSX : Fichier Excel depuis 2007

Séparateur :

  • Option uniquement disponible pour le format CSV. Permet de définir le caractère qui sépare les colonnes du fichier exporté

Extension du fichier :

  • Option disponible pour les formats texte (CSV et position)

 

 

Nouveau !

Il est maintenant possible de définir l'extension de vos fichiers si votre application comptable a besoin d'une extension particulière telle que pnm ou autre. 

 

 

 Exemple :

Saisir txt si votre fichier doit s'appeler "MonExport.txt"

  • Entourer chaque champ par des guillemets : Option uniquement disponible pour le format CSV.
  • Ajouter l'heure de l'export dans le nom du fichier : Au format AAAAMMJJHHMMSS.
  • Exporter les entêtes de colonnes : Permet d'exporter une première ligne contenant la description des colonnes à exporter.

Options comptables

 

Le bloc Options comptables permet de définir les règles comptables à respecter pour réaliser l'export :

  • Gestion des lignes de TVA :
    • Ne pas extraire : Il n'y aura pas de ligne dédiée à la TVA au sein du fichier.
    • Extraire une ligne par dépense : Une ligne par TVA saisie sera écrite au sein du fichier.
  • Gestion des lignes de crédit :
    • Ne pas extraire : Seules les lignes de débit seront écrites dans votre fichier.
    • Extraire les lignes de crédit : Les lignes associées au compte de tiers apparaîtront.
  • Code journal :
    • Champ libre : Permet de saisir le code journal de votre comptabilité directement dans la configuration de l'export.
    • Code département : Permet d'avoir un code journal différent entre les départements de votre société. Ces codes peuvent être définis dans l'onglet organisation de la fiche société.

    • Code journal de la société : Exporte le code journal défini dans l'onglet paramétrage de la fiche société > bloc Paramètres Notes de frais.
    • Code structure : Permet d'avoir un code journal différent entre les structures de votre société. Ces codes peuvent être définis dans l'onglet organisation de la fiche société.

  • Type de pièce : Valeur exportée lorsque vous sélectionnez le champ "Type de pièce" dans les colonnes à exporter.
  • Code analytique construit : Valeur exportée lorsque vous sélectionnez le champ "Code analytique construit" dans les colonnes à exporter.

 

A noter : Retrouvez comment définir ce champ sur cette page.

  • Le format de la date : Si rien n'est sélectionné, la date est exporté au format de la langue de l'utilisateur.

Exemple : JJ/MM/AAAA pour un utilisateur en français

  • Séparateur décimal : Séparateur décimal utilisé pour les nombres.
  • Nombre de décimales : Nombre de chiffres après le séparateur décimal. Si la zone est vide le nombre de décimales sera le nombre de chiffres utiles.

 

Exemple : En laissant vide les nombres suivant pourront être exportés : 10.5, 15.22 ou 9

  • Construction du libellé (crédit) - Valeur exportée sur les lignes de crédit lorsque vous sélectionnez le champ "Libellé" dans les colonnes à exporter.
  • Construction du libellé (débit) - Valeur exportée sur les lignes de débit lorsque vous sélectionnez le champ "Libellé" dans les colonnes à exporter.
  • Construction de la description (crédit) - Valeur exportée sur les lignes de crédit lorsque vous sélectionnez le champ "Description" dans les colonnes à exporter.
  • Construction de la description (débit) - Valeur exportée sur les lignes de débit lorsque vous sélectionnez le champ "Description" dans les colonnes à exporter.

 

A noter : Retrouvez comment définir les champs "Libellé" et "Description" sur cette page.

  •  Type de l'écriture (Compte général)
    • Valeur exportée sur les lignes de compte général lorsque vous sélectionnez le champ "Type d'écriture" dans les colonnes à exporter
  •  Type de l'écriture (Compte analytique)
    • Valeur exportée sur les lignes d'analytique lorsque vous sélectionnez le champ "Type d'écriture" dans les colonnes à exporter
  • Regrouper par compte de charge et compte de TVA
    • Permet d'avoir une seule ligne avec le montant total de toutes les dépenses d'une note de frais ayant le même compte de charge et le même compte de TVA
  • Une seule ligne de crédit par note de frais
    • Permet d'avoir une seule ligne de crédit par note de frais correspondant au montant total des crédits
  • Extraire une ligne par axe analytique
    • Permet d'avoir une ligne correspondant à l'axe analytique sélectionné par dépense
  • Mode de paiement
    • Valeur exportée en fonction du mode de remboursement sélectionné dans la note de frais lorsque vous sélectionnez le champ "Mode de paiement" dans les colonnes à exporter

 

Construction de l'export

Position

Cette colonne vous permet de vous repérer dans le fichier exporté.

Dans le cas de fichiers XLS, XLSX ou CSV, elle indique la colonne du fichier telle que vous la voyez quand vous ouvrez le fichier avec votre tableur de feuille de calcul.

 

Dans le cas d'un fichier position, elle indique à quel caractère est situé le début de la colonne. Il est calculé en fonction des longueurs des colonnes précédentes.

 

Valeurs

  • Valeur fixe
    • Permet de définir une valeur qui sera toujours la même dans le fichier
    • Si la zone de texte est laissée vide, la colonne sera vide
  • Adresse d'arrivée
  • Adresse de départ
  • Axe 1, 2, 3, 4 et 5
    • Libellé du compte sélectionné dans la dépense
  • Barème kilométrique
  • Code analytique construit
    • Cf. paragraphe Options comptables
  • Code axe 1, 2, 3, 4 et 5
    • Code analytique du compte sélectionné dans la dépense
  • Code de regroupement axe 1, 2, 3, 4 et 5
    • Code de regroupement du compte sélectionné dans la dépense
  • Code du mode de paiement
    • Cf. paragraphe Options comptables
  • Code du profil de remboursement
  • Code département
  • Code journal
  • Code société
  • Code structure
  • Commentaire
    • Commentaire saisi dans la dépense
  • Compte
    • Compte comptable correspondant à la ligne écrite dans le fichier
  • Compte TVA
    • Compte TVA de la ligne 
  • Compte centralisateur
    • Compte centralisateur lié à la ligne
  • Compte comptable
    • Compte de charge sur les lignes de compte de charge uniquement
  • Compte tiers
    • Compte tiers du moyen de paiement sur les lignes de crédit uniquement
    • Vide si la colonne Compte est exportée et qu'il n'y a pas de compte centralisateur
  • Crédit
    • Montant au crédit
  • Date
    • Date de la dépense
  • Date d'écriture comptable
    • Date saisie au moment de l'export
  • Date de début de période
    • Date de début de la note de frais
  • Date de fin de période
    • Date de fin de la note de frais
  • Date de remboursement
    • Date de remboursement de la note de frais
  • Date de marquage
    • Date de marquage de la note de frais
  • Description
    • Cf. paragraphe Options comptables
    • Si la configuration est vide : libellé de la dépense
  • Description du profil de remboursement
  • Devise de la dépense
  • Devise de la note de frais
  • Débit
    • Montant au débit
  • Déduction titre restaurant
    • Oui si le type de dépense déduit un titre restaurant
    • Non s'il ne déduit pas de titre restauratnt
  • Département
  • Département : code société
  • Département : code établissement
  • Dept ref
    • Référence de la dépense
  • Fiche salarié : BIC
  • Fiche salarié : IBAN
  • Fiche salarié : champ 1, 2, 3, 4 et 5
  • Fiche salarié : code analytique
  • Fiche salarié : code analytique 2
  • HT Traité
    • Prend en compte le pourcentage de TVA récupérable
  • Invités externes
  • Invités internes
  • KM
  • Libellé
    • Cf. paragraphe Options comptables
    • Si la configuration est vide
      • Description de la dépense sur les lignes de HT
      • Description de la dépense + TVA en dur sur les lignes de TVA
      • Journal + Nom du salarié + période sur les lignes TTC
  • Marque
  • Matricule
  • Mode de paiement
    • Cf. paragraphe Options comptables
  • Mode de remboursement
    • Description du mode de remboursement utilisé pour la note de frais
    • Vide sur les lignes de dépenses avec une carte société
  • Montant
    • Montants traités (tenant compte de la TVA récupérable et des plafonds de remboursement)
  • Montant HT
  • Montant TTC
  • Montant net à rembourser
  • Moyen de transport
  • Ndf réf
  • Net à remb.
  • Net à remb. charge patronale déduite
  • Nom
  • Note de frais
  • N° pièce
  • Profil de note de frais
  • Profil de remboursement : code complémentaire
  • Profil de remboursement : code du type de dépense
  • Prénom
  • Présence d'un justificatif
    • Avec justificatif à valeur probante
    • Avec justificatif sans valeur probante
    • Sans justificatif
  • Qté
    • Champ quantité de la dépense
    • 1 si le champ n'est pas affiché pour la dépense
  • Refacturable
  • Sens
    • C pour les lignes de crédit
    • D pour les lignes de débit
  • Société
  • Statut de la note de frais
  • Structure
  • Structure : code société
  • Structure : code établissement
  • TVA
  • TVA indiquée sur justificatif
  • TVA traitée
    • Dépend du pourcentage de la TVA récupérable
  • Total traité
    • Dépend du pourcentage de récupération de la TVA et du montant remboursé
  • Type de dépense
  • Type de note de frais
  • Type de pièce
    • Cf. paragraphe Options comptables
  • Type d'écriture
    • Cf. paragraphe Options comptables
  • Une partie est non soumise à la TVA
  • Véhicule (puissance fiscale)
  • Zone géographique

Entête

Valeur exportée sur la ligne d'entête.

Si la colonne entête est vide, la valeur exportée est le nom de la valeur sélectionnée.

Longueur

Longueur de la colonne pour le format position.

Si des données sont plus longues que la longueur autorisée pour la colonne, elles sont tronquées.

Alignement

Pour le format position.

Côté de l'alignement des données si les données sont moins longues que la longueur définie pour la colonne.

Remplissage

Pour le format position.

Caractère de remplissage des données si la donnée est moins longue que la longueur définie pour la colonne.

Exemple : 

Remplissage 0 avec une longueur de 10 caractères et alignement à droite : 0000015,95

Type de ligne

  • Comportement par défaut - Cf. description des valeurs
  • Comptes de charge (HT) - La valeur sera présente uniquement sur les lignes HT des dépenses
  • Comptes de TVA
    • La valeur sera présente uniquement sur les lignes associées à la TVA
    • L'option "Gestion des lignes de TVA" doit être sur "Extraire une ligne par dépense"
  • Comptes de Tiers (TTC)
    • La valeur sera présente uniquement sur les lignes associées au compte tiers
    • L'option "Gestion des lignes de crédit" doit être sur "Extraire les lignes de crédit"
  • Analytique
    • La valeur sera présente uniquement sur les lignes d'analytique
    • La case "Extraire une ligne par axe analytique" doit être cochée"

Conditions

Le bouton "Ajouter une condition" permet de définir une condition pour laquelle la valeur exportée ne sera pas celle définie dans la colonne "Valeurs".

La première liste permet de définir sur quelle information va porter la condition.

La première zone de saisie permet de définir la valeur qui sert de condition.

La deuxième liste permet de définir quelle information va être utilisée si la condition est respectée.

Exemple : 

Dans l'exemple ci-dessus, la valeur exportée par défaut est le code du compte sélectionné dans l'axe 1 de la dépense.

Si le compte associé au type de dépense est égal à 626200, la valeur exportée sera AUTRE.

 

A noter : plusieurs conditions peuvent être définies pour une même colonne et la condition est une égalité. Il n'est pas possible de définir une condition de supériorité ou d'infériorité.

 

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