Afin de gagner en efficacité et en clarté vous souhaitez réaliser et afficher un planning prévisionnel de vos congés ?

On vous explique comment faire ça simplement dans Eurécia !

Vous pourrez exporter ou imprimer l'ensemble de vos absences quelque soit leur type et leur statut ou bien filtrer uniquement sur les types d'absence qui vous intéresse !

 

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Qui est concerné par cet article ?

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Tous les utilisateurs d'Eurécia mais surtout les managers et responsables RH.

 

Au programme dans cet article :

 

Mais que dit la loi ?

L’article D. 3141-6 du Code du Travail stipule que 'L'ordre des départs en congé est communiqué, par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ'.

L'obligation d'affichage dans les locaux a disparu depuis le décret n°2016-1418 du 20 octobre 2016 art 2 relatif à l'obligation des entreprises en matière d'affichage et des transmissions de documents.

Pour autant, pour remplir cette obligation, l'employeur peut recourir à l'affichage des départs en congé.

 

Exporter votre planning prévisionnel des congés

Accès : Congés & Absences > Planning congé

Dans certaines structures, les salariés doivent poser leurs congés en début d'année en prévisionnel. Ces absences sont posées à titre indicatif et ne sont pas soumises à validation auprès du manager. Il est possible d'exporter ce planning sous Excel afin de l'analyser ou de l'afficher.

 

Sélectionner les absences à exporter

  • je choisis les types d'absence que je souhaite exporter sur mon planning : par exemple les congés payés et les RTT en les sélectionnant dans le filtre 'Types d'absences'
  • je sélectionne le statut des absences si je ne souhaite voir affichées que les absences prévisionnelles par exemple
  • je peux aussi choisir de réaliser un planning par département ou par structure en les sélectionnant dans les filtres dédiés
  • je clique sur 'Afficher'

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Exporter mon planning en PDF

Mon impression comprendra obligatoirement 90 jours. Pour exporter une année complète, il faudra donc effectuer la manipulation 4 fois.

  • je choisis le premier mois que je veux exporter. Par défaut, l'affichage démarre alors au 1er du mois sélectionné.
  • je clique sur l'icône 'Imprimante' pour obtenir une version en PDF ou imprimable directement.

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  • je clique à nouveau sur l'icône 'imprimante' en bas à droite de votre écran :

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  • je peux choisir :
    • mon imprimante pour l'imprimer directement
    • PDF Creator si je veux l'utiliser en PDF
  • Il est possible d'orienter l'impression en paysage et de choisir le mode couleur pour un meilleur rendu de votre impression.

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  • j'imprime.
  • je retourne ensuite sur Eurécia pour imprimer la suite de mon planning et je fais démarrer le planning au jour suivant le dernier jour de l'export précédent. Si mon premier export se termine au 31/03, je fais démarrer le suivant au 01/04. Pour plus de clarté, je peux réaliser un export par trimestre.

 

 

Astuce !

Je peux faire démarrer mon export à une date précise en cliquant sur le jour choisi directement dans mon planning. L'affichage s'adaptera pour que ce jour soit le premier du planning.

Par exemple, si je veux que mon planning démarre au 15 mars, je clique sur 15 mars !

 

 

Exporter mon planning sous Excel

Mon export comprendra obligatoirement 90 jours. Pour exporter une année complète, il faudra donc effectuer la manipulation 4 fois.

  • je choisis le premier mois que je veux exporter. Par défaut, l'affichage démarre alors au 01er du mois sélectionné.
  • je clique sur sur l'icône 'Excel' pour obtenir un export au format .xls-

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  • je choisis l'export de type 'Planning congé'
  • j'ouvre mon document sous excel. Je peux alors facilement le modifier ou l'imprimer.
  • je retourne ensuite sur Eurécia pour exporter la suite de mon planning. Je fais démarrer le planning au jour suivant le dernier jour de l'export précédent. Si mon premier export se termine au 31/03, je fais démarrer le suivant au 01/04. Pour plus de clarté, je peux réaliser un export par trimestre.

 

Il ne me reste plus qu'à afficher mon planning prévisionnel des congés !

 

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L'export 'Suivi des jours travaillés'

Vous avez peut-être vu dans votre planning, le type d'export 'Suivi des jours travaillés'? Cet export permet d'exporter uniquement les absences qui sont au statut 'Validée'.

 

Mon suivi personnel

Accès : Congés & Absences > Planning congé

Cet export est disponible individuellement pour l'ensemble des collaborateurs ayant accès au planning de congé.

  • je vais sur mon planning de congé
  • je clique sur 'Export Excel'
  • je choisis 'Suivi des jours travaillés

Dans cet export, je trouve:

  • premier tableau : le total de jours travaillés sur l'année si je suis en Forfait Jours. Cela me permet de voir si je dois encore poser des jours de congés ou non :

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  • second tableau : je peux visualiser mon planning de travail annuel :
    • les cases grises 'T' correspondent aux jours travaillés normaux
    • les cases colorées aux absences validées
    • le total de jours travaillés par mois

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  • troisième tableau : le nombre d'absence par mois (vous trouverez ici seulement les absences décomptées comme non-travaillés)

 

 

Notre conseil :

Certaines "absences" sont comptabilisées comme des jours travaillés comme généralement le télétravail ou les formations alors que d'autres, comme les congés payés et les RTT, sont bien décomptées comme des jours non travaillés.

SI vous avez des questions concernant ce décompte, contactez votre administrateur !

 

Le suivi de mon équipe

Accès : Congés & Absences > Rapport

Pour les managers et les administrateurs, l'export de type 'Suivi des jours travaillés' est disponible pour l'ensemble de vos équipes via le module Congés & Absence > Rapports.

En fonction de la modalité de travail de vos collaborateurs, vous pouvez utiliser 2 exports :

  • Planning congé pour les collaborateurs mensualisés ou annualisés
  • Suivi forfait jours pour les collaborateurs en Forfait jours

Il est possible d'effectuer des tris en utilisant les filtres salarié / département / structure et période !

 

Ces exports se présentent sous la même forme que l'export individuel à la différence qu'il contient plusieurs onglets :

  • le premier onglet est une synthèse pour l'ensemble des collaborateurs
  • un onglet par collaborateurs.

 


A noter :
Dans les exports de type 'planning congé' et Suivi Forfait jours', vous ne trouverez que les absences validées !

 

Vous avez besoin d'un suivi spécifique pour vos salariés en modulation ou annualisation ? Vous trouverez toutes les informations dans cet article : Exporter un prévisionnel de la période d'annualisation ou modulation

 

Mots clés associés :

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