Flex office : plus de flexibilité au bureau

Alors, je m’installe où ce matin ?

C’est la première question que se posent les collaborateurs en flex office, un mode d'organisation du bureau reposant sur l'absence de poste de travail fixe. Adopté par les cabinets de consulting américains dans les années 1990, cet aménagement disruptif de l'environnement de travail séduit désormais de nombreuses grandes entreprises françaises. Comment fonctionne le flex office ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Comment mettre en place cette nouvelle organisation de l'espace de travail dans son entreprise ? Zoom sur le flex office, un concept conciliant esprit collaboratif et agilité.

Quelle est la définition du flex office ?

Par définition, le flex office est une forme d’occupation de l’espace dans l’entreprise basée sur l'absence de bureau attitré. Dans cet environnement flexible, les bureaux individuels cèdent la place aux espaces collectifs. Les collaborateurs sans bureau fixe choisissent la zone de travail la mieux adaptée à la tâche à effectuer au moment T. En fonction de leurs besoins, les collaborateurs peuvent opter pour :

  • Un bureau partagé (desk sharing) au sein d'un open space dynamique ou d'un espace coworking
  • Une zone commune favorisant le travail collaboratif et la créativité comme une salle de réunion en accès libre
  • Une bulle de confidentialité (cabine insonorisée) propice au calme et à la concentration
  • Une phonebox pour passer ses appels, etc.

Comment fonctionne le flex office ?

Au quotidien, le fonctionnement du flex office suit globalement ces étapes. Les collaborateurs arrivent sur leur lieu de travail et se dirigent vers leur casier sécurisé. En effet, chacun des collaborateurs de l'entreprise dispose d’un espace de rangement pour stocker son ordinateur portable, son matériel de bureau et le cas échéant ses effets personnels. Lorsqu'ils sont en possession de leurs équipements, les employés n'ont plus qu'à choisir leur espace de travail en fonction de leur activité.
Généralement, le flex office est doté d'espaces ouverts avec des bureaux en "libre-service", de zones de détente et de salles fermées. À la fin d'une session de travail, l'usage veut que le bureau ou le poste de travail soit nettoyé par son utilisateur.

Flex office, télétravail, vous souhaitez passer à un mode de travail plus hybride pour votre entreprise ? Découvrez dans ce guide les enjeux, le point sur la réglementation et les outils indispensables pour pérenniser le travail hybride au sein de votre entreprise.

Je télécharge le guide

 

Pourquoi passer en mode flex office ?

Un management basé sur le flex office présente de nombreux atouts pour les entreprises dont les collaborateurs sont fréquemment en déplacement. L'intérêt se vérifie également pour les entreprises dont un grand nombre de collaborateurs exercent régulièrement leur activité en télétravail. Dans ce contexte particulier, la mise à disposition d’un bureau pour chacun des collaborateurs peut s'avérer inutile. L'organisation de l'environnement de travail sur le modèle du flex office permet alors de rationaliser l'espace. Ce qui permet à son tour d'optimiser les coûts de fonctionnement. Il convient ici de rappeler que les bureaux constituent le deuxième poste de charges d'une entreprise.
Parmi les nombreux points forts du flex office, nous en citerons trois.

  • Une amélioration des relations entre collaborateurs
  • Un décloisonnement des services
  • Un renforcement de la cohésion de l’équipe

Comment mettre en place le modèle flex office ?

Pour sa mise en place, le flex office nécessite une réorganisation des espaces. Ici, cela se traduit par la suppression des bureaux individuels au profit d’espaces de travail collectifs et de pièces garantissant un certain niveau de confidentialité. Un espace de rangement sécurisé pour les affaires des collaborateurs doit être prévu. Ce nouvel environnement de travail demande également un certain nombre d'équipements. Le matériel informatique en fait partie. Pour faciliter les déplacements au sein du flex office, il faut miser sur des équipements légers et faciles à transporter. Ordinateurs portables ou tablettes et téléphones mobiles sont incontournables dans cette configuration. L'adoption d'une appli de gestion et de sécurisation de l'espace de travail permettra également d'optimiser le partage des bureaux, l'attribution des salles de réunion ou la réservation d'une place au restaurant d'entreprise.

Pour mieux suivre le taux d'occupation des locaux et être sûr que chaque collaborateur aura une place au bureau, téléchargez notre modèle Excel de suivi des présences (à partager avec vos collaborateurs).

Téléchargez le modèle

Quels sont les avantages du flex office ?

L'un des premiers avantages mis en avant est d'ordre financier. L'augmentation du télétravail, les déplacements et les congés des collaborateurs conduisent à une vacance des locaux professionnels. Le flex office permet de mettre à disposition moins de postes de travail que de collaborateurs. Ces nouveaux agencements évitent la déperdition d'espace vacant. Ils offrent l'opportunité de réduire les coûts du foncier des entreprises, en investissant dans un espace de travail plus petit. Du point de vue management, le flex office favorise une organisation souple, moins hiérarchique encourageant les relations transversales. L'information y circule mieux. La collaboration entre services est facilitée.

Quels sont les inconvénients d'une organisation type flex office ?

Le passage au flex office peut se heurter à quelques écueils. Qu'il s'agisse des collaborateurs ou de l'employeur, ce mode d'organisation du travail présuppose une certaine dose d'anticipation et d'ordre. Préparer et transporter son matériel de bureau. Changer chaque jour de bureau. Trouver sa place. S'installer dans un environnement dépersonnalisé. Faire place nette avant de quitter son poste de travail. Autant d’évolutions qui nécessitent une vigilance forte de la part des managers et de l’équipe pour que cette organisation soit au service de la qualité de vie au travail.

 

Alors ? Convaincu pour passer à un mode de travail plus hybride ? Si vous ne l'avez pas encore fait, téléchargez notre guide "Télétravail Flex office, les outils digitaux pour le structurer dans votre entreprise". Vous y trouverez de précieux conseils pour mettre en place le Flex Office dans votre entreprise.

Je télécharge le guide