Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des absences.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de paie.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant gestionnaire de la paie.

 

Au préalable

Le fichier d’export contient 23 champs, seuls deux d’entre eux nécessitent une configuration préalable :

  • Le matricule des salariés : fiche salarié
  • Les codes motif absence : code de référence, renseignés sur les types de congés

 

Paramétrage

1. Le matricule des salariés > à renseigner sur les fiches salarié :

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié

 adp1.png

 

2. Les codes paie > codes de référence, renseignés sur les types de congés : 

Accès : Espace Admin > Congés et Absences >  Type de congés et Absences > Éditer

 code_H_J_export_paie.jpg

 

Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paye.

 Au sein du cadre Code (jours par défaut): renseigner le code paye. Il s’agit de la référence donnée par le logiciel de paie récepteur. Chaque type de congé sera identifié, en nombre de jours, si nécessaire, dans le fichier d’export et au sein du logiciel de paie grâce à ce code.

Au sein du cadre Code (Heures): renseigner également cette case. Si l’absence est en décompte en heures alors, la valeur en heures sera exportée. Si l’absence doit être décomptée en jour, alors la valeur sera extraite en heure si l’absence est inférieure à une journée de travail puis en jour au-delà. Les deux codes peuvent être identiques si la quantité en heures ne doit pas apparaître. S’il y a deux codes distincts : le second explique que la quantité en heure ne doit pas apparaître = elle correspond forcément à une demi-journée. 

 

Format de fichier

  • Fichier texte (extension TXT)

  • Fichier position

  • Une ligne par journée d'absence

  • Fin de ligne CRLF

 

Contenu du fichier

Correspond au format Carte 40 de ADP (240 caractères)

LIBELLE

Format 

Longueur

COLONNES

COMMENTAIRES / INFORMATIONS

Bloc identification

Numero de PAC

AN

6

01-06

N° de client : boite à outil du connecteur

Code carte

AN

2

07-08

Constante : 40

Réserve

AN

1

9

Blanc obligatoire

Matricule Paie / Référence Période

AN

8

10-17

Champ matricule de la fiche salarié

8 caractères - 0 à gauche pour compléter si-besoin)
Ex : 00000011

Réserve

AN

3

18-20

Blanc obligatoire

Bloc Informations

Date deb absence

D

8

21-28

AAAAMMJJ

Date fin absence

D

8

29-36

AAAAMMJJ

Réserve

AN

13

37-49

Blanc obligatoire

Heures travaillées

N

5 (3,2)

50-54

00000 en dur

Réserve

AN

1

55

Blanc obligatoire

Heures incident

N

5 (3,2)

56-60

En centième ex : 1h30 = 150 (compléter par des 0 à gauche)

Réserve

AN

1

61

Blanc obligatoire

Code incident

AN

2

62-63

Code(jours) ou code(heures) du type d’absence

Réserve

AN

4

64-67

Blanc obligatoire

Code imputation

AN

18

68-85

Blanc obligatoire

Dom.d'appli. imp.

AN

1

86

Blanc obligatoire

Réserve

AN

80

87-166

Blanc obligatoire

Matricule RH (MPE)

AN

8

167-174

Idem champ Matricule Paie

Réserve

AN

6

175-180

Blanc obligatoire

Bloc de contrôle applicatif

Code origine

AN

1

181

Constante : G

Code remplacement

AN

1

182

Blanc obligatoire

Réserve

AN

22

183-204

Blanc obligatoire

Date d'effet

D

8

205-212

AAAAMMJJ

Période de paie

D

6

213-218

AAAAMM

Réserve

AN

8

219-226

Blanc obligatoire

Type de traitement

AN

2

227-228

Constante " TT "

Réserve

AN

12

229-240

Blanc obligatoire

 

Spécificités

  • La valeur 'HEURES INCIDENT' n'est extraite que si l'absence est d'une demi-journée
  • Le format ADP Décidium Web a pour spécificité de disposer de codes incidents spécifiques pour les demi journées et pour certains types d'absences (Congés payés, RTT, etc....)

    • Dans le cas d'une demi-journée d'absence disposant d'un code spécifique, la quantité en heure n'est pas alimentée

    • Ex: 1 journée de congés payés aura pour code incident CP, une 1/2 journée de congés payés aura pour code incident CD

    • Pour information, la quantité en heures est exportée pour toute 1/2 journée d'absence n'ayant pas de code spécifique 1/2j

  • "Exporter la quantité demi-journée pour les codes journées en jours suivants (séparés par une virgule)" disponible dans la BAO

Exemple de fichier

 

 

 

Mots clés associés à cet article : 

Paie - module - portail RH - export - variable de paie - titres restaurants - import des bulletins de salaires - export des absences - salariés et utilisateurs - préparation - Format - ADP - Décidium - Web