Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des absences.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de paie.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant gestionnaire de la paie.

 

Au préalable

Le fichier d’export contient 11 champs, seuls deux d’entre eux nécessitent une configuration préalable :

  • Le matricule des salariés : fiche salarié
  • Les codes motif absence : code de référence, renseignés sur les types de congés
  • Possibilité de gérer le code société dans la boite à outil du connecteur.

 

Paramétrage

1. Le matricule des salariés > à renseigner sur les fiches salarié :

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié

 adp1.png

 

2. Les codes paie > codes de référence, renseignés sur les types de congés : 

Accès : Espace Admin > Congés et Absences >  Type de congés et Absences > Éditer

 adp2.png

 

3. Code société > à renseigner dans la fiche structure

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Société > Onglet Organisation

 

Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paye.

Au sein du cadre Code (jours par défaut): renseigner le code paye. Il s’agit de la référence donnée par le logiciel de paie récepteur. Chaque type de congé sera identifié, en nombre de jours, si nécessaire, dans le fichier d’export et au sein du logiciel de paie grâce à ce code.

Au sein du cadre Code (Heures): renseigner également cette case. Si l’absence est en décompte en heures alors, la valeur en heures sera exportée. Si l’absence doit être décomptée en jour, alors la valeur sera extraite en heure si l’absence est inférieure à une journée de travail puis en jour au-delà. Les deux codes peuvent être identiques si la quantité en heures ne doit pas apparaître. S’il y a deux codes distincts : le second explique que la quantité en heure ne doit pas apparaître = elle correspond forcément à une demi-journée. 

 

Format de fichier

  • Fichier TXT

  • Pas de ligne d'entête

  • Une ligne par période d'absence pour un même motif

  • Format de la date : JJ/MM/AAAA

  • Séparateur de colonne : "point-virgule"

  • Séparateur décimal : "point"

  • Fin de ligne CRLF

 

Contenu du fichier 

COLONNE

CONTENU

FORMAT

1

Code société

 

2

Code établissement

 

3

Matricule

 

4

Code rubrique

 

5

Date de valeur

JJ/MM/AAAA

6

Date de début d’absence

JJ/MM/AAAA

7

Date de fin d’absence

JJ/MM/AAAA

8

Date début arrêt

JJ/MM/AAAA

9

Date fin arrêt

JJ/MM/AAAA

10

Valeur

XX.XX

11

1 (en dur)

 

 

Spécificités

  • Les dates de début et de fin d'arrêt en positions 8 et 9 ne sont renseignées que pour les absences typées en tant qu'arrêt de travail
    • Dans Eurécia, une rubrique peut être catégorisée en arrêt de travail afin de fournir une information complémentaire pour la DSN
  • La valeur de l'absence en position 10 peut être exprimée en heures ou en jours selon le paramétrage appliqué sur la rubrique
    • La quantité en heure d'une journée d'absence est extraite de l'horaire de travail du salarié afin de correspondre exactement à chaque cas 

Exemple de fichier

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A noter :
Le logiciel de paie Pégase 3 SQL permet d'intégrer plusieurs formats de fichier. Eurécia préconise le format défini ci-dessus car il est en lien avec la DSN.

 

Mots clés associés à cet article : 

Paie - module - portail RH - export - variable de paie - titres restaurants - import des bulletins de salaires - export des absences - salariés et utilisateurs - préparation - Format - ADP - Pégase 3 SQL