Afin d'automatiser le processus de saisie des notes de frais en lien avec l'utilisation des cartes affaires, Eurécia offre la possibilité de les créer automatiquement via un import de relevés de cartes affaires mis à disposition par les banques. 

 

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Qui est concerné par cet article ?

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L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

 

Fonctionnement de l'import des dépenses

L'import se fait à l'aide d'un fichier crypté, dont seuls les 4 derniers caractères sont visibles en cas d'erreur de l'import.

  1. Les salariés effectuent leurs paiements avec leur carte affaire
  2. La banque reçoit des informations quant à ces paiements
  3. Elle crée automatiquement des relevés, qui sont stockés sur un serveur FTP
  4. L'administrateur de la plateforme ou le comptable réceptionne un fichier d'import
  5. Le fichier est intégré au sein d'Eurécia, qui créé automatiquement les notes de frais

 

Prérequis

Pour pouvoir réaliser ce type d'import, 4 paramètres sont indispensables.

 

Renseigner une carte affaire dans la fiche salarié des utilisateurs concernés

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs

  • J'ouvre la fiche de chaque salarié concerné
  • Dans l'onglet 'Emploi', je vais à la rubrique 'Mode de paiement'
  • Je clique sur le bouton bouton_plus.png pour ajouter une carte affaire, ou je modifie les informations et je coche la case correspondant à la colonne 'Carte Société'

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Définir un profil de notes de frais par défaut

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs

  • J'ouvre la fiche de chaque salarié concerné
  • Dans l'onglet 'Règles', je vais à la rubrique 'Note de frais'
  • J'attribue un profil par défaut au salarié

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Autoriser plusieurs saisies par jour

Accès : Espace Admin > Note de Frais > Ouvrir Profils et Regroupements 

  • J'ouvre le profil de notes de frais concerné
  • Dans chaque dépense, je vais à la rubrique 'Contrôle à la saisie'
  • Je coche la case 'Autoriser ce type de dépense plusieurs fois par jour' pour éviter les blocages en cas de notes de frais multiples

 

Activer le menu 'Import relevés cartes affaires'

Accès : Espace Admin > Note de Frais > Moyens de paiement > Importer les dépenses

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Assistance

Ce menu ne doit être activé que pour la personne qui va procéder à l'import (généralement l'administrateur ou le comptable). Pour l'activer, contacter le service d'assistance clients.

 

 

Lancer l'import de dépenses 'Carte affaires'

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Import manuel de données

  • Je clique  sur le bouton 'Nouvel import'
  • Je sélectionne l'import 'Relevé Carte affaire'. Nous avons aussi des modèles d'imports spécifiques par banque. N'hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.
  • Je clique sur le bouton 'Importer un fichier'
  • Je sélectionne un modèle d'import s'il est déjà créé
  • Je télécharge mon fichier d'import en cliquant sur 'Choisir un fichier'
  • Je clique sur le bouton 'Charger le fichier'
  • Je choisis le mode d'import : plus d'infos dans le paragraphe suivant
  • Je vérifie que le mapping est correct :  chaque colonne de mon fichier doit être relié au bon champs Eurécia à alimenter

  • S'il le résultat convient, je clique sur le bouton 'Lancer l'import'

  • Si ce n'est pas le cas, je rectifie en sélectionnant la bonne colonne de mon fichier dans les menus déroulants puis je clique sur le bouton 'Mettre à jour le modèle', et enfin, 'Lancer l'import'.

 

Les différents modes d'import 'Carte affaire'

 

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En fonction du mode d'import choisi, le comportement de création ou de mise à jour des notes de frais existantes sera différent.

  • Création de notes de frais : l'import n'ajoutera aucune dépense dans une note de frais existante. Une ou plusieurs nouvelles note de frais seront automatiquement créées.
    • 1- Une seule note de frais : Une nouvelle note de frais sera créée pour chaque utilisateur avec l'intégralité des dépenses contenues dans l'import. La note de frais créée pour chaque utilisateur sera datée de la date de dépense la plus ancienne jusqu’à la plus récente.
    • 2- En fonction de la périodicité définie dans le profil de remboursement : Une ou plusieurs notes de frais seront créées en fonction de la périodicité définie dans le profil de remboursement (libre, hebdomadaire ou mensuelle).

Exemple pour mode d'import n°2 : Création de notes de frais en fonction de la périodicité définie dans le profil de remboursement (libre, hebdomadaire ou mensuelle).

Exemple : Import d’un fichier ayant des dépenses allant du 15/05 au 15/06 et qu'il n'y a pas de note de frais nouvelle correspondant aux dates des dépenses :

Si la périodicité est “libre” dans le profil de remboursement. Création d’une note de frais datée du 15/05 au 15/06.

Si périodicité hebdomadaire définie dans le profil de remboursement. Création d’une note de frais pour chaque semaine ayant des dépenses (du lundi au dimanche).

Si périodicité mensuelle définie dans le profil de remboursement. Création de 2 notes de frais : Une pour le mois de mai et une autre pour juin.

 

 

  • Création ou mise à jour des notes de frais en cours : l'import créera de nouvelles notes de frais ou ajoutera dans des notes de frais existantes les dépenses importées.
    • 3- Ajout dans la dernière note de frais en cours ou création d’une seule note de frais : Les dépenses seront ajoutées dans la note de frais au statut “Nouvelle” la plus récente. Si aucune note de frais au statut nouvelle n’existe, il créera une nouvelle note de frais par utilisateur datée de la date de dépense la plus ancienne jusqu’à la plus récente.
    • 4- Ajout dans les notes de frais en cours en fonction des dates de dépenses ou création en fonction de la périodicité définie dans le profil de remboursement : Les dépenses seront ajoutées dans les éventuelles notes de frais existantes au statut “Nouvelle” en fonction des dates des dépenses.
      Pour les dépenses dont les dates ne sont pas couvertes par une note de frais déjà existante au statut “nouvelle”, de nouvelles notes de frais seront créées en fonction de la périodicité définie dans le profil de remboursement du salarié (libre, hebdomadaire ou mensuelle).

 

Exemple pour mode d'import n°4 : Import d’un fichier ayant des dépenses allant du 15/05 au 15/06 et qu'il n'y a pas de note de frais nouvelle correspondant aux dates des dépenses :

Si la périodicité est “libre” dans le profil de remboursement et qu'il n'y a pas de note de frais nouvelle correspondant aux dates des dépenses, création d’une note de frais datée du 15/05 au 15/06.

Si périodicité hebdomadaire définie dans le profil de remboursement. Création d’une note de frais pour chaque semaine ayant des dépenses (du lundi au dimanche).

Si périodicité mensuelle définie dans le profil de remboursement. Création de 2 notes de frais : Une pour le mois de mai et une autre pour juin.

 

 

Notre conseil :

Nous conseillons l'utilisation du mode d'import numéro '4' :

'Création ou mise à jour des notes de frais en cours > Ajout dans les notes de frais en fonction des dates de dépenses ou création en fonction de la périodicité définie dans le profil de remboursement'.

 

Les notes de frais se créent automatiquement grâce à l'import. Les utilisateurs doivent ensuite les ouvrir et renseigner les types de dépenses et les informations manquantes pour les soumettre à validation.

S'il y a d'autres dépenses effectuées avec des moyens de paiements personnels, il est possible de rajouter des dépenses sur cette même note de frais ou alors d'en créer une supplémentaire.

 

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses professionnelles - Frais professionnels - Tri des dépenses - rembourser - Frais KM - Import Cartes Affaires - Import des dépenses -  Règlement par Carte Affaire