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  • Actu RH
  • 25/02/2022

3 exemples de processus RH automatisés

Entre les demandes de congés par mail ou papier, la course après les justificatifs de notes de frais ou encore les allers retours et relances pour signer un contrat, la gestion administrative a pris le pas sur votre métier de RH ?

Bonne nouvelle, il existe de nombreux outils et logiciels qui vous permettent d’automatiser vos tâches RH les plus courantes. Mais concrètement, comment ça marche ?

On vous donne un aperçu dans cet article de 3 processus RH automatisés !

 

Automatiser le processus RH de validation de congés

Aujourd’hui valider les congés de vos collaborateurs ça se passe comment ? Un mail au manager, qui valide ensuite avec le service RH ? Des allers retours et au final l’information qui peut se perdre entre tous vos e-mails ?

Automatiser la gestion des congés grâce à un logiciel de congés et absences vous permet de gagner 50% de temps sur cette tâche. Mais concrètement, quel est le fonctionnement ?

  1. Depuis un espace dédié, le collaborateur a accès en temps réel à son solde de congés et peut faire une demande de congés en quelques clics depuis un ordinateur ou un smartphone.
  2. Le manager ou le service RH (c’est vous qui décidez), reçoit une notification pour accepter ou refuser cette demande.
  3. C’est validé ? Le solde des congés se mets à jour en temps réel ainsi que le planning des absences.
  4. Toutes ces données sont centralisées dans le logiciel ce qui vous permet de les exporter facilement pour la paie et d’avoir un suivi de l’absentéisme dans votre entreprise.

Et pour le suivi du télétravail ? C’est le même processus !

 

Automatiser le processus de validation des notes de frais

Tous les mois, vos collaborateurs itinérants vous déposent sur votre bureaux leurs justificatifs de frais professionnels (plus ou moins bien renseignés) et à vous ensuite de mener l’enquête ?

Digitaliser le processus de traitement de notes de frais grâce à un logiciel dédié va vous permettre de diviser par deux le délai de remboursement (et vos collaborateurs vont être ravis !). Mais comment ça marche ?

  1. En amont, vous avez la possibilité de plafonner certains types de dépenses ou de paramétrer des forfaits pour mieux contrôle les dépenses.
  2. Grâce à une application mobile, vos collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs de dépense.
  3. Un système intelligent de reconnaissance des caractères renseigne automatiquement le type de dépense, le montant, la date et la TVA.
  4. La note de frais est envoyée au manager ou au service RH qui valident ou refusent en quelques clics.
  5. Une fois validé, ces données sont centralisées et facilement exportable vers votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également suivre ces dépenses grâce à des rapports personnalisables par nature, projet, salarié etc.

Et surtout, plus besoin de garder dans des classeurs ou armoires vos justificatifs. Les tickets photographié ou scannés ont la même valeur légale en cas de contrôle. Allez hop au recyclage les justificatifs !

 

Automatisez le processus de signature des documents RH

Signer un contrat de travail quand le nouveau collaborateur est à distance peut devenir tellement compliqué que vous attendez en général le jour de son intégration pour officialiser le contrat ?

Dommage pour l’expérience candidat… Mais on a une solution pour vous ! De nombreux logiciels RH intègre la signature électronique de documents. Un gain de temps non négligeable qui va vous permettre de fluidifier vos processus.

Reprenons l’exemple d’une nouvelle embauche :

  1. Vous rédigez, complétez votre contrat de travail directement depuis votre logiciel RH
  2. Une fois finalisé, vous envoyez le contrat depuis la plateforme à votre future nouvelle recrue
  3. Celle-ci reçoit un e-mail lui signalant la mise à disposition du contrat de travail à signer
  4. Il ne lui reste plus qu’à signer et authentifier sa signature grâce à un code reçu par SMS.
  5. Le document est signé, vous n’avez plus qu’à réaliser la déclaration à l’embauche en ligne.

 

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A propos de l'auteur

Sally

Marketing @Eurécia

Ravie de mêler marketing aux sujets RH, management et bien-être en entreprise !

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