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illustration animation communication interne à distance
  • Management et bien-être
  • 21/01/2022

4 astuces pour favoriser la communication interne à distance

Dans un contexte de télétravail et de flex office, l’un des grands défis de l’entreprise est la communication interne. Les salariés étant répartis entre le domicile, l’espace de coworking et les locaux de l’entreprise, les difficultés et problèmes de communication apparaissent aussi vite que la lumière, au grand dam de tout le monde.

Défaut de transmission d’informations, outils inadaptés et utilisés à mauvais escient, isolement et démotivation, absence de règles de communication à distance… la liste est longue ! Comment continuer à diffuser l’information ? Comment maintenir la cohésion d’équipe dans une organisation hybride ? Et comment gérer et suivre les projets ?

On fait le point sur nos outils et astuces.

 

1/Se munir de bons outils

Pour favoriser la communication interne, l’entreprise doit avant tout s’équiper d’outils pour diffuser l’information et s’assurer qu’elle arrive aux bonnes personnes.

Pour cela, nous ne sommes pas en reste ! À l’ère du digital, il existe une large palette d’outils comme :

  • Des outils de visioconférence pour programmer des réunions d’équipe synchrones. Des outils comme Zoom, Teams, Google meet, etc. seront vous ravir. Grâce aux outils de visioconférence, les collaborateurs et le manager échangent comme s’ils étaient dans la même pièce (du moment que la connexion est bonne !).
  • Des messageries mail et instantanées comme le tchat qui permet de discuter instantanément avec ses collègues.
  • Des espaces en ligne type intranet ou logiciel RH pour partager des informations concernant l’entreprise. Que se passe-t-il dans l’entreprise ? Quelles sont les nouveautés ? Les changements à venir ? Les actualités ?
  • Règlement intérieur, charte de déconnexion, annuaire des salariés, négociation en cours pour la mutuelle… Consignez vos documents administratifs et autres actualités dans un espace partagé comme un Intranet ou un logiciel RH !
  • Des outils de communication interne, un réseau social d’entreprise. Des espaces détente en ligne asynchrones sont utiles pour partager des anecdotes, se confier. Chaque collaborateur peut consulter le contenu quand il le souhaite.
  • Des sondages et feedbacks pour évaluer le moral des collaborateurs, et le cas échéant, mettre en place des actions concrètes. Et oui à distance, difficile de voir que Mathieu n’est pas très en forme aujourd’hui.

 

2/Définir le bon canal pour le bon message

Que ce soit pour transmettre les informations descendantes “direction-collaboration”, mais aussi pour garantir le bon fonctionnement quotidien du service, l’objectif est qu’à distance l’information ne se perde pas et que les équipes puissent collaborer sans être sursollicités par les mails, les messageries internes, etc.

Pour définir le bon canal pour le bon message, demandez-vous pour quel sujet/quelle situation faire une réunion, un mail, un appel ou un message instantané ? Et n’hésitez pas à partager ces bonnes pratiques auprès des managers et collaborateurs.

S’il s’agit de transmettre une information descendante concernant les chiffres de la société, une réunion à distance est parfaitement appropriée pour avoir l’attention de tout le monde.

Autre exemple, imaginons qu’un collaborateur se pose une question sur un projet. Il pense que son collègue a sûrement la réponse, mais à distance il ne sait pas s’il est disponible. Si la demande est urgente et bloquante, un message instantané sera le plus approprié. Dans le cas contraire, un email permettra au destinataire de traiter cette demande au moment le plus opportun. Dans le cas d’une demande urgente, mieux vaut utiliser la messagerie interne pour savoir s’il est disponible avant de l’appeler.

Aussi, un email sera plus approprié si l’information est particulièrement importante pour les collaborateurs ou si elle doit être historisée (ex : informations concernant les modalités pratiques des entretiens professionnels, compte rendu de réunions).

 

3/Encourager les échanges

Pour maintenir la cohésion d’équipe, le moral des troupes, et par ricochet la productivité, les échanges sont primordiaux.

Vous pouvez les encourager en mettant à disposition via les outils mentionnés ci-dessus des canaux dédiés pour faire une pause-café à distance, partager des morceaux de musique à écouter en travaillant, se réunir autour d’une visio pour échanger avec les nouvelles recrues.

Chez Eurécia, pour les nouveaux arrivants, nous avons le rituel de la welcome visio où les nouveaux collaborateurs partagent trois phrases sur eux dont une seule est vraie. Aux collaborateurs ensuite de deviner laquelle est la vraie. Cette activité est un rendez-vous très attendu qui permet d’en découvrir un peu plus sur les nouvelles recrues. Le concept a été lancé pendant le 1er confinement et maintenu pour permettre aux personnes en télétravail d’y assister et à ceux qui le souhaite d’y participer.

 

4/Ne pas oublier de féliciter

En présentiel, c’est plus simple de recevoir un « bon travail », « bien joué » ou « félicitations ! ». À distance, le manque de spontanéité fait que les salariés ont moins de marques de reconnaissance. Or, la reconnaissance contribue à la motivation et au bien-être des équipes.

Instaurez une pratique de félicitations en créant par exemple un onglet « réussites » dans votre outil collaboratif.

Aussi, partagez les réussites des équipes lors de vos réunions ou bien sur le réseau social entreprise.

 

En somme, la communication interne est le ciment d’une organisation hybride qui fonctionne. Pour favoriser une bonne communication, les rôles du manager et de la direction sont essentiels. La direction montre l’exemple et le manager pilote la communication au sein du service. C’est à lui de définir conjointement avec son équipe, les outils et les règles d’une communication efficiente, propice au bien-être et à la productivité.

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