Avec l'application du barème kilométrique français, le montant à rembourser au salarié sur un trajet prend en compte le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l'année avec un véhicule donné.

Si un salarié commence à saisir ses frais kilométriques dans Eurécia en cours d'année, alors même qu'il a déjà eu des dépenses kilométriques précédemment, il convient d'initialiser le nombre de kilomètres déjà parcourus pour que le bon coefficient soit calculé.

 

Qui est concerné par cet article ?

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L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Initialiser le nombre de kilomètres

Chaque salarié concerné doit avoir une note de frais dans le logiciel donnant le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l'année, qui ont déjà été remboursés en dehors du logiciel (donc avant sa mise en place).


A noter :
 pour les salariés n'effectuant que de petits trajets occasionnels, il n'est pas nécessaire d'initialiser le kilométrage précédemment effectué, car le barème ne change de tranche qu'au bout de 5.000 kms.

 

Renseigner le véhicule du salarié

Accès : Annuaire salariés > Ouvrir la fiche salarié > Onglet Infos personnelles

  • Aller à la rubrique 'Moyens de transports personnels'
  • Chaque véhicule que le salarié utilise doit être déclaré, avec au minimum, le type de véhicule et le nombre de chevaux fiscaux :

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Initialiser le nombre de kilomètres

Pour initialiser le nombre de kilomètres précédemment parcourus, il convient de saisir manuellement une note de frais comprenant le nombre de kilomètres réellement effectués.  

Si le barème kilométrique avec régularisation automatique est utilisé, il convient de ne pas modifier le montant à rembourser. Il est alors nécessaire de passer la note de frais au statut 'Remboursé' (sans le faire car déjà ces frais ont sans doute déjà été réglés).

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - empreinte carbone - calcul - Frais KM - Distance kilométriques - Nombre de kilomètres - Frais kilométriques