Simplifiez-vous la vie avec une offre SIRH/paie tout-en-un

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie, à quoi sert-il ?

Un logiciel de paie est un outil informatique, une application qui permet de gérer dans son intégralité le processus de génération des bulletins de salaire. De la collecte des informations de temps de travail, jours de congés, arrêts maladie, au calcul des cotisations employeur et des diverses contributions, jusqu’à l’édition des fiches de paie, cet outil vous accompagne dans toutes les différentes étapes comptables liées au traitement de la paie.

Comment fonctionne un logiciel de paie ?

Il existe 2 types de logiciels de paie :

• Les licences « monoposte », qui s’installent sur un seul poste de travail, celui de votre service RH ou comptable.
• Les applications en mode Saas, qui sont accessibles via internet à partir d’un portail d’indentification, et permettent une utilisation mobile, sur divers postes de travail, tablettes ou smartphones. Elles proposent aussi de paramétrer différentes autorisations pour plusieurs rôles, afin de permettre la consultation des données par plusieurs collaborateurs.

Selon les éditeurs, les logiciels de gestion de la paie proposent diverses fonctionnalités pour vous aider dans vos process.

Ils collectent, en premier lieu, les informations nécessaires à l’édition des fiches de paye : cumul des heures travaillées sur la période, jours de congés ou d’arrêts maladie, cotisation sociales, exonérations, prélèvement à la source, etc.

Ensuite, ils calculent la rémunération de vos salariés en tenant compte automatiquement de tous les éléments variables de paie, selon les exigences, les particularités de fonctionnement de votre société et vos paramétrages. Ils procèdent aussi à la déclaration systématique des DSN et DADS.

En matière de gestion, ils facilitent l’édition et l’export, des bulletins de salaire et parfois l’archivage et la consultation de leur version dématérialisée. La création de tableaux de bord fait enfin partie des fonctionnalités standard.

Selon le logiciel choisi, il est possible d’ajouter des options et des outils bonus tels que :

• Gestion du registre du personnel
• Gestion des règlements des salaires
• Gestion de l’épargne salariale
• Edition des contrats, attestation et autres documents administratifs
• Stockage, archivage et protection des fichiers par la mise à disposition d’un coffre-fort numérique
• Relais et compatibilité avec vos outils comptables et financiers

Pourquoi opter pour un logiciel de paie ?

Outre le gain de temps considérable qu’il permet, l’utilisation d’un logiciel de paie présentent de nombreux avantages dans votre gestion, à plusieurs niveaux.

Le cadre légal évolue sans cesse. La maîtrise du contexte administratif nécessite une grande expertise et une veille constante. Dans ce contexte, il vous permet de gérer votre processus de paie conformément aux exigences des lois en vigueur et du code du travail. En effet, les logiciels de paie sont configurés pour respecter les obligations légales en termes de gestion, de calcul et de paramétrages et sont régulièrement mis à jour.

Les missions de collecte et de traitement des données nécessaires au calcul de la paie s’avèrent redondantes et chronophages. En ce sens, l’automatisation de ces tâches par le biais d’un logiciel permet une amélioration de la productivité. Vos services RH et comptabilité se focalisent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

L’utilisation d’un logiciel dans la gestion de votre paie permet aussi de fiabiliser vos données et de supprimer les erreurs, en évitant les saisies multiples et en centralisant toutes vos informations dans une même base de données sécurisée.

En choisissant une telle solution pour l’entreprise, le manager gagne du temps et bénéficie d’une maîtrise totale des données et de toutes les étapes de la gestion de paie en interne. Il exporte les divers documents en un clin d’œil et réalise simplement des tableaux de bord pour le contrôle, le suivi et le reporting.

Comment choisir son logiciel de paie ?

Le choix de votre solution de gestion de la paie se fait en fonction de plusieurs critères.

Il est nécessaire de faire le point sur les besoins de votre entreprise, sur ses ressources, le nombre de salariés et votre budget.

Un cahier des charges liste toutes les spécificités de fonctionnement de votre entreprise ou de votre activité. Il inclut les paramétrages, options et tout autre élément qui sert à personnaliser votre interface.

Ensuite, le mode de fonctionnement et l’ergonomie du logiciel sont à examiner de près, afin d’éviter les déconvenues et le temps passé à la mise en place et à la formation pour son utilisation.

Finalement, après avoir testé différentes applications, comparez les coûts pour rester dans les limites de votre budget. 

Est-on obligé d’avoir un logiciel de paie ?

L’utilisation d’un logiciel de paie n’est pas obligatoire, mais l’établissement des fiches de salaire répond à des obligations légales strictes.

Entre les mentions obligatoires, les différences entre les conventions collectives, le bulletin de paie simplifié, les réformes, le prélèvement à la source avec les taux propres à chaque salarié, il faut rester en phase ou faire appel à un expert pour éviter les erreurs et les litiges.

Les solutions de paie peuvent donc se révéler d’une grande aide lorsque vous disposez d’un grand nombre de collaborateurs ou de peu de ressources RH et comptables et que vous souhaitez traiter ces processus en interne.