Téléchargez votre modèle note de frais kilométrique excel

Les collaborateurs de votre entreprise sont souvent sur la route et le traitement de ces frais de déplacement est un véritable casse-tête pour vous ?

Sans parler de la quête continue des justificatifs professionnels...

Simplifiez la gestion de vos notes de frais kilométriques grâce à notre modèle gratuit !

Facile d'utilisation, ce modèle Excel vous permet de calculer rapidement les frais de déplacement selon :

  • La distance parcourue
  • La puissance fiscale de la voiture

N'attendez plus, simplifiez le quotidien de vos collaborateurs itinérants (et le vôtre) en téléchargeant ce modèle ! 

 

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Comment faire une note de frais kilométrique pour des déplacements professionnels ?

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer dans le cadre de son travail, il doit faire des notes de frais kilométriques. C'est le cas quand l'entreprise ne dispose pas de véhicules de fonction ou si aucun véhicule n'est disponible. En contrepartie, l'entreprise verse une indemnité.

L'employeur fixe les règles pour déterminer le nombre de kilomètres. Le salarié peut communiquer les chiffres du compteur kilométrique de son véhicule. Il peut encore regarder sur internet. Le logiciel de note de frais peut parfois intégrer un GPS et faire lui-même le calcul.

Le montant du remboursement des frais kilométriques dépend de deux éléments : du nombre de kilomètres et de la puissance fiscale du véhicule. Le salarié a au préalable fourni la carte grise de sa voiture. La note de frais kilométrique doit comporter plusieurs mentions :

  • La date du déplacement.
  • Le motif du déplacement.
  • La distance parcourue.
  • La signature du salarié et de son supérieur hiérarchique.

Un logiciel de note de frais peut intégrer les notes de frais kilométriques. Cela permet à l'employeur de savoir quels collaborateurs ont fait des déplacements professionnels, à quelle fréquence et sur quelle distance.

Comment faire une note de frais d'hébergement pour obtenir un remboursement ?

Le salarié peut avancer les frais d'hébergement dans le cadre d'une mission professionnelle. Ces dépenses sont réalisées dans l'intérêt de l'entreprise et à ce titre le salarié en demande le remboursement. La note de frais d'hébergement est en quelque sorte un récapitulatif du déplacement du collaborateur. Il doit accompagner sa demande de remboursement de tous les justificatifs nécessaires tels que des factures.

La note de frais doit contenir :

  • La date du déplacement.
  • Le nom et prénom du salarié et éventuellement son service.
  • Le motif du déplacement.
  • La nature du déplacement.
  • Le lieu et l'heure.
  • Le montant HT et TTC des frais.
  • La signature du collaborateur et de son supérieur.

Le salarié peut remplir la note de frais directement sur un modèle préexistant.

Comment faire une note de frais de restaurant pour un repas professionnel ?

Cette note de frais concerne une dépense de restauration engagée dans le cadre professionnel. Un justificatif doit nécessairement accompagner la demande de remboursement.

La note de frais de restaurant doit contenir certains éléments :

  • Le nom et le prénom du salarié.
  • La date et le lieu de la dépense.
  • La nature et le motif du repas.
  • Le montant HT et TTC.

Lorsque le salarié a engagé ces dépenses pour plusieurs personnes, l'entreprise peut exiger le nom et la société des accompagnants.

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