Le module Notes de Frais d'Eurécia vous permet de numériser vos justificatifs de notes de frais via votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone et d'éditer des justificatifs à valeur probante de manière dématérialisée pour les notes de frais de vos collaborateurs.

Cette fonctionnalité est développée avec notre partenaire de confiance Universign spécialiste des solutions cloud de partage, de sauvegarde et de signature électronique.

 

Qui est concerné par cet article ?

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Les administrateurs mais aussi tous les utilisateurs d'Eurécia utilisant le module notes de frais.

 

L'archivage à valeur probante - Quésako ?

La législation autorise les entreprises à conserver leurs justificatifs de note de frais sur support informatique ou papier à condition de posséder des copies fiables et conformes conservées au format électronique pour une durée minimum de 6 ans. Cet archivage à valeur probante aura donc la même valeur que le justificatif en version papier si le document respecte les critères suivants :

  • authenticité : il est possible de prouver que le document est bien ce qu'il prétend être. Le document est donc marqué par "horodatage" et par signature/cachet/empreinte électronique, pouvant attester de la fidélité de celui-ci.
  • intégrité : la conservation du document est immuable, confidentielle et traçable.
  • intelligibilité : le document doit être stocké dans un format classique et reconnu comme le PDF (par exemple)

 

Garantir la sécurité de vos données

Eurécia s'appuie sur Universign, l'une des premières autorité de certification en France pour garantir aux entreprises la valeur probante de leurs justificatifs. 

Notre processus de dématérialisation (stockage, archivage numérique, horodatage, signature électronique, certification de l’authenticité et de l’intégrité des documents) répond aux exigences de sécurité les plus strictes :

  • Tiers de Confiance conforme au RGS** et au règlement européen eIDAS
  • Stockage sur des serveurs certifiés ISO 27001 & conformes Tier III
  • membre de l’Adobe Approved Trust List – AATL, Universign est reconnu par Adobe® Acrobat® ou Reader®.


Enfin, la plateforme SaaS Universign repose sur une infrastructure informatique performante et hautement sécurisée. Hébergée en France, elle vous offre une garantie de continuité de services avec un taux de disponibilité +99,9% par an.

Toutes les certifications d’Universign sont disponibles ici ! : Certifications Universign.

 

Mais que dit la loi ?

Les justificatifs à valeur probante d'Eurécia sont conformes à la législation en vigueur :

  • L'article 16 de la loi de finances rectificative du 29 décembre 2016 (loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016) autorise la dématérialisation des justificatifs 
  • L'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales et de la réglementation européenne eIDAS pose les conditions de la numérisation des factures. Pour avoir une valeur probante, les preuves numériques doivent être :
    • des copies conformes et inaltérées (numérisées sans traitement et sans perte de qualité)
    • enregistrées dans un format standard dit "intelligible" : format PDF ou PDF 1/3 (ISO 19005-3) 
    • assorties d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique
    • horodatées

 A noter : en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal, les justificatifs à valeur probante possèdent la même valeur légale que les justificatifs originaux en version papier.

 

Comment cela fonctionne ?

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A noter :
Pour plus d'informations sur le fonctionnement et le paramétrage à mettre en place dans Eurécia :

Paramétrage et fonctionnement des justificatifs à valeur probante - Vidéo !

 

 

Mots clés associés à cet article :

notes de frais - justificatifs - facture - ticket - notes - justificatifs à valeur probante - JVP - contrôle - URSSAF - dématérialisation - dématérialisé - archivage - stockage - Universign - certificat - certification - homologation